Документация хозяйственных операций и инвентаризация. Инвентаризация: пошаговая инструкция. По подлинности составления

1. Документирование хозяйственных операций

2. Классификация документов

3. Организация системы управления документооборотом

4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

1. Документирование хозяйственных операций

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

Описывают факты хозяйственной деятельности;

Фиксируют данные о них на материальных носителях;

Сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения - факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Документ - любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

номер документа;

адрес организации;

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме - проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка - подсчет сумм;

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Документация хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. Обязательным условием учетных записей является обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство фактов хозяйственной жизни или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременности.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного и последующего контроля за законностью фактов хозяйственной деятельности и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью активов хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств могут быть осуществлены только на основании документов, оформленных в установленном порядке. Это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений.

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы имеют также большое значение для организации и ведения оперативного контроля за хозяйственной деятельностью. Их используют для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный (старший) бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью фактов хозяйственной жизни при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т. п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за фактами хозяйственной жизни, главным образом путем проверки их бухгалтерами при приемке отчетов и ревизорами при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности. Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за фактами хозяйственной жизни и регистрацию полученной о них информации в документах для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

К выписке и оформлению документов предъявляются определенные требования, которые устанавливаются соответствующими государственными органами. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Законом “О бухгалтерском учете”.

В организациях, на предприятиях совершаются самые разнообразные факты хозяйственной жизни. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий правильной документации является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание факта, место, время и условия его совершения, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета.

Во всех организациях и предприятиях обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка форм документов. Важнейшая задача - сокращение и упрощение документации. От этого зависят улучшение качества и удешевление учета. Большие возможности сокращения и упрощения документации представляют унификация и стандартизация документов.

Унификация - это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей хозяйства или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Министерство финансов РФ, Центральный банк России и Росстат.

Как уже было отмечено, в бухгалтерском учете применяют разнообразные документы. Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить факт хозяйственной жизни или закрепляют право на его совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они имеют большое значение для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают исполнение распоряжения, данного работнику, совершение факта хозяйственной жизни (приходные и расходные накладные, различные акты и др.)- Оправдательные документы составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни и свидетельствуют о его выполнении. Оправдательные документы дают возможность исполнителям отчитаться за совершение факта хозяйственной жизни в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные -это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить факт хозяйственной жизни и его исполнение (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.).

Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и другие.

По степени обобщения фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами впервые оформляют совершение факта хозяйственной жизни организации. Они являются доказательством действительного его выполнения (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально-ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных однородных фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько фактов хозяйственной жизни. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использоваться для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы служат для оформления однородных фактов хозяйственной жизни, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем фактам, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода времени. К ним можно отнести: лимитно-заборную карту, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т. п.

Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неправильно оформленные документы возвращают для исправления. Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

Проверка документов с формальной стороны включает проверку соблюдения их формы, наличия и правильности заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности факта хозяйственной жизни, указанного в документе, соответствия его плановым заданиям, сметам, нормативам и т. п.

Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение. Движение документов от момента их составления или получения от других организаций и предприятий до использования их в учете и сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она является обязательной для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера фактов хозяйственной жизни, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота - важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Инвентаризация. Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является требование реальности (правдивости) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей - материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое действительно получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета - с теми остатками, которые на самом деле имеются в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

Естественные причины - изменение веса или качества средств вследствие влияния изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т. п.

Неточности при приеме или отпуске средств - промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете - это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т. п.

Злоупотребления - хищения, обвесы или обмеры - при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты - при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти явления не могут быть выявлены в момент их совершения - они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Получающиеся в результате расхождения выявляются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также вести борьбу с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называются инвентаризациями.

Инвентаризация - это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов с целью их сверки с данными регистров бухгалтерского учета.

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов - документации и инвентаризации - в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, а также федеральными и отраслевыми стандартами.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года для обеспечения точности отчетных данных, усиления борьбы с хищениями и потерями и укрепления финансовой дисциплины.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, осуществляющего ревизию хозяйственной деятельности, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствии материально ответственного лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форсмажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, - сырье, материалы, товары и др. -- должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы - рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, правильность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения и материально ответственному лицу отдельно и в присутствии последнего. Все материальные ценности проверяются обязательно путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых - техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.

Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние объектов бухгалтерского учета на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков объектов с их остатки ками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации.

С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации - излишки или недостачи. Все сведения показываются как в натуральных, так и в денежном измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не о всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в сличительных ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете.

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях оцениваются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые бланки, в которых соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

Первичные (накладные, счета-фактуры)

Учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

Оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

Разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

Документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

Наименование документа

Наименование организации, от имени которой составлен документ

Количественные и стоимостные измерители

Фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

Личные подписи этих лиц и их расшифровки

Печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

По форме (полнота заполнения всех реквизитов)

Арифметически (подсчет сумм)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).

Инвентаризации различают:

плановые и - внеплановые.

В зависимости от объема:

Частичные

Выборные.

По периодичности проведения:

Текущие и - перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

Комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

Смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

Передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

Составления годовой отчетности

Кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

Форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

Ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.

Сущность и значение документов.

Классификация документов.

Требования, предъявляемые в документах.

Учетные регистры.

Документооборот.

Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов

Порядок составления документов определен Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» в ст.9 и «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина СССР №105 от 29 июля 1983г.

Документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяй-ственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1

Классификация документов

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку составления) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления. Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

3. Требования, предъявляемые к документам

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

Документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;

2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;

3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;

4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная сумма указывается цифрами и прописью;

6. в документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты документа - это необходимая исходная информация, которая содержится в документах. К числу обязательных реквизитов документов относят:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

4. Учетные регистры

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная);

карточки (учета основных средств, учета материалов);

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации (рис. 6).

Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.

Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами, которые предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и, поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.

Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные - для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные - для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом. Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

5. Способы исправления в учетных регистрах

В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок и способ «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) - «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы - сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил ошибочную проводку Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Сторнировочная запись Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер составил проводку с ошибкой в сумме Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

а) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 230000,00

б) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

6. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

Существующая схема документооборота показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив. Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их составления до момента сдачи в архив. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы (Схема 1) или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Если компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Таблица 2). Для разработки графика рекомендуется взять за основу "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Таблица 2

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше всего подготовить для каждого подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все документы, которые относятся к сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

На практике некоторые фирмы используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения компании.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

6. Инвентаризация, ее виды и значение

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап - подготовительный . Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап - основной . Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - аналитический . Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап - заключительный . Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

Производить непосредственное наблюдение за осуществлением хозяйственных операций из-за их множества бухгалтеру невозможно, поэтому в бухгалтерском учете применяют два приема первичного наблюдения: документацию и инвентаризацию.

Документация используется для отражения результатов первичного наблюдения. Она предполагает фиксацию данных об изменениях средств и их источников. Однако на практике могут быть ошибки не только в оформлении документов, но и недокументированные изменения, поэтому наряду с документацией используется инвентаризация, которая предполагает проверку наличия объектов учета с целью установления фактического наличия активов и пассивов данным бухгалтерского учета.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Каждая хозяйственная операция на предприятии оформляется документально и требует специального оформления. Любой документ является письменным доказательством совершения операции. В документах предусмотрены специальные реквизиты, которые могут меняться в зависимости от формы документа и подразделяются на обязательные и необязательные.

Путь документа от момента создания его до сдачи в архив называется документооборотом.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также право на ее совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно - аналитическое, организационно - управленческое и экономическое значение.

Практическое значение заключается в том, что документы являются доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей и помогают выявить ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение состоит в том, что документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности и устанавливают ответственность исполнителей за проведенные хозяйственные операции.

Контрольно - аналитическое заключается в том, что документы служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля. бухгалтерский учет инвентаризация учетный регистр

Организационно - управленческое значение состоит в том, что они являются основным источником информации для принятия управленческих решений.

Экономическое значение состоит в том, что документы играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации.

Каждый документ содержит реквизит, т.е. отдельные сведения, отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, его номер, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители операции, подписи ответственных лиц и печать.

Все многообразие документов можно классифицировать по следующим признакам.

• 1) по назначению
• 1.1. распорядительные
• 1.2. исполнительные
• 1.3. бухгалтерские оформления
• 1.4. комбинированные
• 2) по месту составления

внутренние

• 3) по порядку составления
• 3.1. первичные документы
• 3.2. сводные документы
• 4) по способу использования
• 4.1. разовые
• 4.2. накопительные
• 5) по количеству отражаемых объектов
• 5.1. многосторонние
• 5.2. односторонние
• 6) по способу заполнения
• 6.1. составленные вручную
• 6.2. при помощи вычислительной техники
• 7) по воспроизведению информации
• 7.1. подлинники
• 7.2. копии
• 7.3. выписки из документов

Для снижения затрат на изготовление документов упрощения их оформления министерствами и ведомствами проводится унификация и стандартизация первичных документов.

Унификация - разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций, независимо от отрасли и вида деятельности.

Стандартизация документов - централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Своевременнее создание и обработка первичных документов, а также передача их в архив производится в организации соответствие с утвержденным графиком документооборота.

В архиве организации годовые отчеты хранятся 10 лет, квартальные отчеты 3 года, инвентарные карточки - 3 года, лицевые счета работников - 75 лет.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия средств учетных данных. Проведение инвентаризации регламентируется законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Объектами инвентаризации являются основные средства, сырье и материалы, товары, денежные средства, расчеты, а так же средства, которые находятся во временном пользовании предприятия.Расписка дается до начала проведения инвентаризации. В самой описи указывается порядковый номер (№) материальной ценности, ее наименование, фактическое наличие, цена за единицу, учетные данные, отклонение между фактическим наличием и учетными данными. В конце ставятся подписи членов комиссии. Инвентаризация бывает сплошная и выборная. Сплошная - все объекты подлежат инвентаризации. Выборочная - отдельные объект (касса). Также она бывает плановая, внеплановая и ревизия. Плановая - это сплошная инвентаризация проводится не менее одного раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1-о октября. Внеплановая проводится в следующих случаях:

• 1) при смене собственника или реорганизации предприятия;
• 2) при смене руководителя предприятия;
• 3) при смене материально-ответственных лиц;
• 4) при установлении фактов хищений, ограблении и порчи ценностей;
• 5) после пожара или стихийных бедствий;
• 6) по решению контролирующих органов.

Условно инвентаризацию можно разделить на 3 этапа:

• 1. подготовительный
• 2. основной (рабочий)
• 3. заключительный

Ревизия - это внешняя инвентаризация. Любая инвентаризация происходит в присутствии материально-ответственного лица.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца в котором была завершена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском учете.