Положение о комитете по дебиторской задолженности. Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Порядка организации работы с дебиторской задолженностью

В целях выработки единого порядка работы с дебиторской задолженностью и принятия органами исполнительной власти города Москвы, государственными учреждениями города Москвы, государственными предприятиями (государственными унитарными предприятиями, казенными предприятиями) города Москвы мер, направленных на снижение размера безнадежной к взысканию задолженности:

1. Утвердить Порядок организации работы с дебиторской задолженностью (приложение).

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника Главного контрольного управления города Москвы Данчикова Е.А.

Мэр Москвы
С.С.Собянин

Приложение. Порядок организации работы с дебиторской задолженностью

1. Общие положения

1.1. Порядок организации работы с дебиторской задолженностью (далее - Порядок) определяет правила организации работы с дебиторской задолженностью в органах исполнительной власти города Москвы, государственных учреждениях города Москвы, государственных предприятиях (государственных унитарных предприятиях, казенных предприятиях) города Москвы (далее - подведомственные организации), единые подходы к принятию ими мер, направленных на снижение размера безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Для целей настоящего Порядка под дебиторской задолженностью понимается сумма долгов (за исключением долгов в части налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации), причитающихся органу исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации (далее также - взыскатель) со стороны юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, физических лиц (далее также должники), возникших:

1.2.1. В результате неисполнения или ненадлежащего исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом обязательства в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами города Москвы, в том числе в результате неисполнения постановления о назначении административного наказания в виде административного штрафа (далее - дебиторская задолженность по административным штрафам).

1.2.2. В результате неисполнения или ненадлежащего исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом обязательства в соответствии с договором (контрактом, соглашением), в том числе в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, предусмотренных государственными контрактами, инвестиционными контрактами и (или) соглашениями, договорами (соглашениями) о предоставлении средств из бюджета города Москвы, договорами технологического присоединения, договорами аренды, договорами купли-продажи имущественных и неимущественных прав, договорами социального найма жилых помещений и иными договорами (контрактами, соглашениями), неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по которым влечет возникновение дебиторской задолженности, включая неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства по договору (контракту, соглашению), по которому предоставлен аванс (далее - дебиторская задолженность по договорам (контрактам, соглашениям).

1.3. Для целей настоящего Порядка под дебиторской задолженностью понимается:

1.3.1. Текущая дебиторская задолженность - дебиторская задолженность, срок погашения (оплаты) которой еще не наступил.

1.3.2. Просроченная дебиторская задолженность - дебиторская задолженность, срок погашения (оплаты) которой в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства истек.

1.3.3. Безнадежная к взысканию дебиторская задолженность дебиторская задолженность, дальнейшее взыскание которой невозможно в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.4. Работа с дебиторской задолженностью осуществляется лицами, уполномоченными руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации на осуществление работы с дебиторской задолженностью по каждому этапу, предусмотренному настоящим Порядком, либо уполномоченными руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации на осуществление работы с дебиторской задолженностью одновременно по нескольким этапам, предусмотренным настоящим Порядком.

1.5. Порядок работы с дебиторской задолженностью устанавливается настоящим Порядком, методическими рекомендациями по организации работы с дебиторской задолженностью, утвержденными Главным контрольным управлением города Москвы, и принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами органов исполнительной власти города Москвы, актами подведомственных организаций, определяющими порядок работы с дебиторской задолженностью, включая особенности осуществления такой работы исходя из специфики образующейся дебиторской задолженности, и предусматривающими показатели эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью. Указанные правовые акты органов исполнительной власти города Москвы, акты подведомственных организаций подлежат согласованию с Главным контрольным управлением города Москвы.

1.6. Для организации работы с дебиторской задолженностью органы исполнительной власти города Москвы, подведомственные организации в соответствии с методическими рекомендациями по организации работы с дебиторской задолженностью, утвержденными Главным контрольным управлением города Москвы, осуществляют внесение информации о работе с дебиторской задолженностью в соответствующие информационные системы и (или) таблицы, составленные в электронном виде (далее система учета).

1.7. Главное контрольное управление города Москвы осуществляет координацию и контроль за эффективностью и результативностью исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью органов исполнительной власти города Москвы, подведомственных организаций. Контроль за эффективностью и результативностью исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью в органе исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации осуществляется ответственным должностным лицом, назначаемым руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации соответственно. Орган исполнительной власти города Москвы обеспечивает эффективность и результативность исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью подведомственными ему организациями.

2. Администрирование дебиторской задолженности

2.1. Администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам.

2.2. К функциям уполномоченного лица, ответственного за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам, относится:

2.2.1. Систематический мониторинг за вступлением в законную силу постановления по делу об административном правонарушении.

2.2.2. Передача уполномоченному лицу, ответственному за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, копии вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении для учета дебиторской задолженности по административным штрафам в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем поступления информации о вступлении в законную силу постановления по делу об административном правонарушении.

2.2.3. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов об оплате должником административного штрафа.

2.2.4. Передача вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении уполномоченному лицу, ответственному за работу с судебными приставами-исполнителями структурных подразделений Федеральной службы судебных приставов и судебными приставами-исполнителями структурных подразделений территориальных органов Федеральной службы судебных приставов (далее - уполномоченное лицо, ответственное за работу с ФССП), в случае неисполнения должником частично или полностью обязанности по оплате административного штрафа в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем истечения срока оплаты должником административного штрафа.

2.2.5. Ежедневный контроль поступления информации об обжаловании постановлений по делам об административных правонарушениях.

2.2.6. Систематический мониторинг за результатами обжалования постановлений по делам об административных правонарушениях.

2.2.7. Передача копий решений, принятых по итогам обжалования постановлений по делам об административных правонарушениях, уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов, уполномоченному лицу, ответственному за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), уполномоченному лицу, ответственному за работу с ФССП.

2.2.8. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов о наличии оснований для признания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и передача указанных информации и (или) документов уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

2.2.9. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о работе с дебиторской задолженностью по административным штрафам.

2.3. Администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4. К функциям уполномоченного лица, ответственного за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , относится:

2.4.1. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов о неисполнении обязанности по оплате должником административного штрафа за административное правонарушение.

2.4.2. Направление должнику уведомления о необходимости явки для составления протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем истечения срока добровольной оплаты должником административного штрафа за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.3. Составление протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , в порядке, установленном КоАП РФ , и вручение (направление) копии протокола должнику либо его представителю в установленном порядке.

2.4.4. Направление протокола об административном правонарушении и других материалов дела в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , в срок не позднее трех суток с даты составления протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.5. Ежедневный контроль за поступлением информации о результатах рассмотрения судом дела об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.6. Систематический мониторинг за вступлением в законную силу постановления об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.7. Направление копии вступившего в законную силу постановления об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , уполномоченному лицу, ответственному за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем поступления должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , информации о вступлении в законную силу постановления, вынесенного судом, в случае наличия копии постановления, вынесенного судом.

2.4.8. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов об оплате должником административного штрафа за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.9. Ежедневный контроль поступления информации об обжаловании постановления об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.10. Систематический мониторинг за результатами обжалования постановления об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.4.11. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов о наличии оснований для признания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и передача информации уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

2.4.12. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о работе с дебиторской задолженностью по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.5. Уполномоченное лицо, ответственное за администрирование дебиторской задолженности по административным штрафам за административное правонарушение, предусмотренное частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , повторно выполняет функции, предусмотренные пунктами 2.4.1-2.4.11 настоящего Порядка, в случаях:

2.5.1. Принятия судом решения о возвращении протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , и других материалов дела в орган исполнительной власти города Москвы, подведомственную организацию, должностному лицу, которые составили протокол об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ .

2.5.2. Cоставления протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , и оформления других материалов дела неправомочными лицами.

2.5.3. Неправильного составления протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ , и оформления других материалов дела либо неполноты представленных материалов, которая не может быть восполнена при рассмотрении дела.

2.6. Администрирование дебиторской задолженности по договорам осуществляет уполномоченное лицо, ответственное за администрирование дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям).

2.7. К функциям уполномоченного лица, ответственного за администрирование дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям), относится:

2.7.1. Ежедневный контроль за своевременностью и полнотой исполнения обязательств по договорам (контрактам, соглашениям).

2.7.2. Учет и начисление сумм штрафных санкций (штрафы, пени и (или) проценты за пользование чужими денежными средствами) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договорам (контрактам, соглашениям).

2.7.3. Передача информации и материалов о наличии дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям) уполномоченному лицу, ответственному за претензионно-исковую работу, в срок не позднее двух рабочих дней со дня истечения срока, в который должны были быть исполнены обязательства по договору (контракту, соглашению).

2.7.4. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов о наличии оснований для признания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и передача информации уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

2.7.5. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о работе с дебиторской задолженностью по договорам (контрактам, соглашениям).

2.8. Учет дебиторской задолженности осуществляет уполномоченное лицо, ответственное за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации.

2.9. К функциям уполномоченного лица, ответственного за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, относится:

2.9.1. Контроль за поступлением денежных средств на лицевой счет органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации для погашения дебиторской задолженности.

2.9.2. Анализ информации о счетах должника, содержащейся в банковских реквизитах платежных поручений.

2.9.3. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о работе с дебиторской задолженностью.

3. Взыскание дебиторской задолженности

3.1. Взыскание дебиторской задолженности в рамках исполнительного производства осуществляет уполномоченное лицо, ответственное за работу с ФССП.

3.2. К функциям уполномоченного лица, ответственного за работу с ФССП, относится:

3.2.1. Направление (предъявление) в срок не позднее трех рабочих дней со дня получения документов, по которым истек срок оплаты должником административного штрафа, исполнительного документа в структурное подразделение ФССП для возбуждения исполнительного производства.

3.2.2. Мониторинг ведения исполнительного производства, включая мониторинг за истечением сроков предъявления исполнительного документа к исполнению, поступлением информации и (или) документов об окончании (прекращении) исполнительного производства.

3.2.3. Обеспечение постоянного информационного взаимодействия со структурным подразделением ФССП в рамках осуществления работы по взысканию дебиторской задолженности.

3.2.4. Повторное направление (предъявление) исполнительного документа в структурное подразделение ФССП, в случае если срок предъявления для исполнения исполнительного документа, предусмотренный Федеральным законом от 2 октября 2007 года N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" , не истек.

3.2.5. Мониторинг финансового положения должников, изменения финансового положения должников.

3.2.6. Направление выданного исполнительного документа в кредитные организации в случае наличия информации о счетах должника, открытых в кредитных организациях, для исполнения требований, содержащихся в исполнительном документе, в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем получения сведений о счетах должника, открытых в кредитных организациях.

3.2.7. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов о наличии оснований для признания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и передача материалов уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

3.2.8. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о взыскании дебиторской задолженности.

3.3. Взыскание дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям) осуществляет уполномоченное лицо, ответственное за претензионно-исковую работу.

3.4. К функциям уполномоченного лица, ответственного за претензионно-исковую работу, относится:

3.4.1. Направление должнику, не исполнившему или ненадлежащим образом исполнившему обязательства по договору (контракту, соглашению), претензии о необходимости исполнения обязательств и погашения дебиторской задолженности в срок не позднее трех рабочих дней со дня получения информации и (или) документов о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств по договору (контракту, соглашению), осуществление контроля за получением претензии должником.

3.4.2. Направление уполномоченному лицу, ответственному за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, информации о дебиторской задолженности для отражения и начисления на счетах бухгалтерского учета.

3.4.3. Направление лицу, обеспечивающему исполнение обязательств по договору (контракту, соглашению), в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения информации и документов о возникновении дебиторской задолженности по договору (контракту, соглашению) требования об исполнении обязательств по договору (контракту, соглашению) в срок, указанный в таком требовании, в случае если договором (контрактом, соглашением) предусмотрено внесение обеспечения обязательств.

3.4.4. Контроль за результатами рассмотрения требования об исполнении обязательств по договору (контракту, соглашению).

3.4.5. Подача в суд заявления о взыскании дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям) в срок не позднее 5 рабочих дней со дня истечения срока, указанного в претензии о необходимости исполнения обязательств и погашения дебиторской задолженности, для исполнения должником требований об исполнении обязательств и (или) погашении дебиторской задолженности по договорам (контрактам, соглашениям).

3.4.6. Мониторинг принятия заявления о взыскании задолженности по договорам (контрактам, соглашениям) к рассмотрению судом.

3.4.7. Уточнение размера исковых требований в связи с доначислением суммы дебиторской задолженности в размере, установленном договором (контрактам, соглашениям) и (или) правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами города Москвы, в период взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке.

3.4.8. Участие в судебных разбирательствах и совершение действий, обеспечивающих взыскание задолженности.

3.4.9. Систематический мониторинг содержащейся в открытых источниках информации о наличии у должника имущества в целях обеспечения возможности взыскания дебиторской задолженности.

3.4.10. Подача в суд ходатайства о принятии обеспечительных мер, в случае если непринятие этих мер может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения ущерба органу исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации.

3.4.11. Подача в суд заявления о выдаче исполнительного листа в срок не позднее трех рабочих дней со дня вступления в законную силу судебного акта о взыскании дебиторской задолженности.

3.4.12. Направление в Департамент городского имущества города Москвы документов и проекта заявления о признании должника банкротом в делах о банкротстве и процедурах, применяемых в делах о банкротстве, требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам в срок не позднее 10 рабочих дней со дня вступления в законную силу судебного акта о взыскании дебиторской задолженности.

3.4.13. Совершение действий, необходимых для восстановления пропущенных сроков давности.

3.4.14. Обжалование актов, действий и (или) бездействия, препятствующих взысканию задолженности.

3.4.15. Передача исполнительного листа уполномоченному лицу, ответственному за работу с ФССП, в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем получения исполнительного листа.

3.4.16. Направление информации о взыскании дебиторской задолженности в Главное контрольное управление города Москвы в срок не позднее 10 рабочих дней со дня истечения 6 месяцев со дня истечения срока исполнения обязательства, в случае если дебиторская задолженность по договору (контракту, соглашению) превышает 50 млн. рублей и обязательства по договору (контракту, соглашению) не исполнены по истечении 6 месяцев со дня истечения срока исполнения обязательства, для анализа причин неисполнения обязательств, совместной выработки мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности, и их реализации.

3.4.17. Мониторинг финансового положения должника, изменения финансового положения должника.

3.4.18. Систематический мониторинг поступления информации и (или) документов, которые подтверждают наличие оснований для признания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, и передача информации и (или) документов уполномоченному лицу, ответственному за работу с ФССП, и уполномоченному лицу, ответственному за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

3.4.19. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о ведении претензионно-исковой работы для взыскания задолженности по договорам (контрактам, соглашениям).

4. Признание безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и списание безнадежной к взысканию дебиторской задолженности

4.1. Дебиторская задолженность признается безнадежной к взысканию в случаях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации и к которым относится:

4.1.1. Смерть физического лица - должника или объявление его умершим в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.

4.1.2. Признание банкротом должника в соответствии с Федеральным законом от 26 октября 2002 года N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" - в части дебиторской задолженности, не погашенной по причине недостаточности имущества должника.

4.1.3. Ликвидация юридического лица - должника - в части дебиторской задолженности, не погашенной по причине недостаточности имущества должника и (или) невозможности их погашения учредителями (участниками) должника в пределах и порядке, которые установлены законодательством Российской Федерации.

4.1.4. Принятие судом акта, в соответствии с которым утрачивается возможность взыскания задолженности в связи с истечением установленного срока ее взыскания (срока исковой давности), в том числе вынесение судом определения об отказе в восстановлении пропущенного срока подачи заявления в суд о взыскании дебиторской задолженности.

4.1.5. Вынесение судебным приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства и о возвращении взыскателю исполнительного документа по основаниям, предусмотренным пунктами 3 и , если со дня образования дебиторской задолженности прошло более 5 лет, в следующих случаях:

4.1.5.1. Размер задолженности не превышает размера требований к должнику, установленного законодательством Российской Федерации о несостоятельности (банкротстве) для возбуждения производства по делу о банкротстве.

4.1.5.2. Возвращения судом заявления о признании должника банкротом или прекращения производства по делу о банкротстве в связи с отсутствием средств, достаточных для возмещения судебных расходов на проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве.

4.1.6. Истечение установленного КоАП РФ срока давности исполнения постановления о назначении административного наказания при отсутствии оснований для перерыва, приостановления или продления такого срока.

4.1.7. В случаях, предусмотренных статьей 10 Федерального закона от 29 декабря 2015 года N 406-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" .

4.2. Признание безнадежной к взысканию дебиторской задолженности осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов.

4.3. Решение о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности принимается на заседании комиссии по поступлению и выбытию активов, на которой присутствует не менее трех членов указанной комиссии. Такое решение принимается большинством голосов от числа присутствующих на заседании комиссии по поступлению и выбытию активов членов указанной комиссии.

4.4. Для принятия комиссией по поступлению и выбытию активов решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности уполномоченное лицо, ответственное за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов, вносит на рассмотрение комиссии документы, которые подтверждают наличие оснований для принятия решений о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и к которым относится:

4.4.1. Выписка из отчетности об учитываемых суммах дебиторской задолженности по уплате платежей в бюджет города Москвы (в случае наличия дебиторской задолженности по платежам в бюджет города Москвы).

4.4.2. Справка о принятых органом исполнительной власти города Москвы, подведомственной организацией мерах по обеспечению взыскания дебиторской задолженности.

4.4.3. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, подтверждающая факт исключения юридического лица - должника из Единого государственного реестра юридических лиц.

4.4.4. Выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей о прекращении деятельности вследствие признания банкротом индивидуального предпринимателя должника.

4.4.5. Документы, подтверждающие смерть физического лица или факт объявления его умершим.

4.4.6. Вступивший в законную силу судебный акт, в соответствии с которым утрачивается возможность взыскания дебиторской задолженности.

4.4.7. Постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства при возврате взыскателю исполнительного документа по основаниям, предусмотренным пунктами 3 и 4 части 1 статьи 46 Федерального закона от 2 октября 2007 года N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" .

4.4.8. Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания, вынесенное уполномоченным должностным лицом в соответствии с пунктом 4 статьи 31.7 КоАП РФ .

4.5. Решение о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности оформляется актом комиссии по поступлению и выбытию активов о признании безнадежной к взысканию задолженности, подписанным членами комиссии по поступлению и выбытию активов, присутствовавшими на заседании комиссии по поступлению и выбытию активов, в котором указывается следующая информация:

4.5.1. Полное наименование юридического лица - должника, фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица - должника.

4.5.2. Идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер, код причины постановки на учет налогоплательщика юридического лица - должника (идентификационный номер налогоплательщика физического лица должника).

4.5.3. Сведения о платеже, по которому возникла дебиторская задолженность.

4.5.4. Код классификации доходов бюджетов Российской Федерации, по которому учитывается дебиторская задолженность по платежам в бюджет города Москвы, наименование указанного кода (в случае наличия дебиторской задолженности по платежам в бюджет города Москвы).

4.5.5. Сумма дебиторской задолженности.

4.5.6. Сумма штрафных санкций (штрафы, пени, проценты за пользование чужими денежными средствами).

4.5.7. Дата утвержденного акта комиссии по поступлению и выбытию активов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, на которой принято решение о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

4.6. Акт комиссии по поступлению и выбытию активов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности утверждается руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации.

4.7. Решение о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности принимается руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации на основании документов, являющихся основанием для рассмотрения вопроса о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, и оформляется приказом (распоряжением) органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, который подписывается руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации.

4.8. К документам, являющимся основанием для рассмотрения вопроса о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, относятся:

4.8.1. Утвержденный акт комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленный в связи с принятием комиссией по поступлению и выбытию активов решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

4.8.2. Документы, подтверждающие отсутствие изменения финансового положения должника.

5. Обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов и работы для принятия решения о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности

5.1. Обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов осуществляет уполномоченное лицо, ответственное за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов.

5.2. К функциям уполномоченного лица, ответственного за обеспечение работы комиссии по поступлению и выбытию активов, относится:

5.2.1. Контроль за поступлением информации и (или) документов, которые подтверждают наличие оснований для принятия решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, информации и (или) документов о финансовом положении должника либо изменении финансового положения должника, документов, являющихся основанием для рассмотрения вопроса о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.2. Организация проведения заседания комиссии по поступлению и выбытию активов не реже одного раза в месяц в срок не позднее 5 рабочих дней с начала каждого календарного месяца, а также подготовка к проведению указанного заседания информации и (или) документов, которые подтверждают наличие оснований для принятия решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.3. Извещение членов комиссии по поступлению и выбытию активов о дате проведения заседаний комиссии по поступлению и выбытию активов в срок не позднее двух рабочих дней до дня проведения заседания комиссии по поступлению и выбытию активов.

5.2.4. Подготовка акта о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности на основании решения, принятого комиссией по поступлению и выбытию активов, и передача его для утверждения руководителю органа исполнительной власти города Москвы, руководителю подведомственной организации в срок не позднее 10 рабочих дней со дня проведения заседания комиссии по поступлению и выбытию активов, на котором принято решение о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.5. Подготовка приказа (распоряжения) органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности на основании документов, указанных в пункте 4.8 настоящего Порядка, и передача указанного приказа (распоряжения) о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности для подписания руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации.

5.2.6. Передача приказа (распоряжения) органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности уполномоченному лицу, ответственному за контроль за поступлением денежных средств на лицевые счета органа исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, в срок не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем подписания руководителем органа исполнительной власти города Москвы, руководителем подведомственной организации указанного приказа (распоряжения).

5.2.7. Мониторинг финансового положения должников, изменения финансового положения должников в течение 5 лет со дня списания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности на забалансовый счет.

5.2.8. Хранение и учет:

5.2.8.1. Документов, которые подтверждают наличие оснований для принятия решений о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.8.2. Документов, являющихся основанием для рассмотрения вопроса о списании безнадежной к взысканию задолженности.

5.2.8.3. Информации и (или) документов о финансовом положении должников, изменении финансового положения должников, в том числе явившихся основанием для принятия решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, решения о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.8.4. Утвержденных актов комиссии по поступлению и выбытию активов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.8.5. Принятых приказов (распоряжений) органа исполнительной власти города Москвы, подведомственных организаций о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности.

5.2.8.6. Иной информации и иных документов, связанных с принятием решения о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, решения о списании безнадежной к взысканию задолженности.

5.3. Внесение в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации о работе с дебиторской задолженностью.

6. Контроль исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью

6.1. Контроль за эффективностью и результативностью исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью в органе исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за контроль выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью.

6.2. К функциям уполномоченного лица, ответственного за контроль выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью в органе исполнительной власти города Москвы, подведомственной организации, относится:

6.2.1. Контроль за своевременностью внесения в соответствии с пунктом 1.6 настоящего Порядка в систему учета информации по итогам работы с дебиторской задолженностью, ее полнотой и достоверностью.

6.2.2. Контроль за выполнением планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью, подготовкой отчетности о работе с дебиторской задолженностью, отчетов о состоянии дебиторской задолженности.

6.2.3. Контроль за достижением показателей эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью, анализ эффективности и результативности выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью.

6.2.4. Подготовка предложений по формированию показателей эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью, выработка мер, направленных на устранение причин, влияющих на эффективность и результативность работы с дебиторской задолженностью, препятствующих снижению размера дебиторской задолженности.

6.2.5. Обеспечение взаимодействия с Главным контрольным управлением города Москвы, в том числе по вопросам:

6.2.5.1. Полноты и своевременности выполнения мероприятий, выработанных в рамках взаимодействия с Главным контрольным управлением города Москвы.

6.2.5.2. Своевременности представления информации и (или) документов о работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций в Главное контрольное управление города Москвы, а также контроля за полнотой и достоверностью представляемых сведений.

6.2.5.3. Достижения показателей эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций.

6.2.6. Согласование планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью подведомственных организаций в следующие сроки:

6.2.6.1. На следующий квартал - в срок не позднее 25 числа третьего месяца текущего квартала.

6.2.7. Согласование отчетов о состоянии дебиторской задолженности и информации о выполнении планов мероприятий по снижению размера дебиторской задолженности органа исполнительной власти города Москвы, подведомственных организаций в следующие сроки:

6.2.7.1. За отчетный квартал - в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

6.2.7.2. За отчетный год - в срок не позднее 20 января года, следующего за отчетным годом.

6.2.8. Лицо, ответственное за контроль выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью в органе исполнительной власти города Москвы, обеспечивает эффективность и результативность исполнения функций по работе с дебиторской задолженностью подведомственными организациями.

6.3. Подготовка планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью, отчетности о работе с дебиторской задолженностью и информации о выполнении планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за подготовку отчетности о работе с дебиторской задолженностью.

6.4. К функциям уполномоченного лица, ответственного за подготовку отчетности о работе с дебиторской задолженностью, относится:

6.4.1. Подготовка отчетов о состоянии дебиторской задолженности, представляемых за первый, второй, третий кварталы и за год, и информации о выполнении планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы, подведомственных организаций, представление указанных отчетов и информации для согласования уполномоченному лицу, ответственному за контроль выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью, и для утверждения руководителю органа исполнительной власти города Москвы в следующие сроки:

6.4.1.1. За отчетный квартал - в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

6.4.1.2. За отчетный год - в срок не позднее 15 января года, следующего за отчетным годом.

6.4.2. Подготовка планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы, подведомственных организаций, в том числе предусматривающих:

6.4.2.1. Мероприятия по снижению размера дебиторской задолженности.

6.4.2.2. Мероприятия по повышению эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью.

6.4.2.3. Указание ответственных лиц за реализацию мероприятий по работе с дебиторской задолженностью.

6.4.2.4. Сроки выполнения мероприятий по работе с дебиторской задолженностью.

6.4.2.5. Сумму дебиторской задолженности, планируемую к снижению.

6.4.3. Направление планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций для согласования уполномоченному лицу, ответственному за контроль выполнения функций по работе с дебиторской задолженностью, и для утверждения руководителю органа исполнительной власти города Москвы в следующие сроки:

6.4.3.1. На следующий квартал - в срок не позднее 20 числа третьего месяца текущего квартала.

6.4.4. Представление в Главное контрольное управление города Москвы утвержденных руководителем органа исполнительной власти города Москвы планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций в следующие сроки:

6.4.4.1. На следующий квартал - в срок не позднее 30 числа третьего месяца текущего квартала.

6.4.5. Представление в Главное контрольное управление города Москвы утвержденных руководителем органа исполнительной власти города Москвы отчетов о состоянии дебиторской задолженности и информации о выполнении планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций в следующие сроки:

6.4.5.1. За отчетный квартал - в срок не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

6.4.5.2. За отчетный год - в срок не позднее 25 января года, следующего за отчетным годом.

6.4.6. Предоставление по запросу Главного контрольного управления города Москвы информации и документов о работе с дебиторской задолженностью, необходимых для проведения оценки эффективности и результативности работы с дебиторской задолженностью, списка уполномоченных лиц, ответственных за работу с дебиторской задолженностью.

6.5. Порядок предоставления, а также форма и содержание планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью, отчетности о работе с дебиторской задолженностью и информации о выполнении планов мероприятий по работе с дебиторской задолженностью органа исполнительной власти города Москвы и подведомственных организаций утверждаются Главным контрольным управлением города Москвы.

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
файл-рассылка мэрии Москвы

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений [наименование организации] (далее - Организация) по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Под дебиторской задолженностью в настоящем Положении понимается не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет [наименование структурного подразделения] (далее - Исполнитель).

1.4. [Наименование бухгалтерского подразделения] (далее - Бухгалтерия) ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. [Наименование юридического подразделения] (далее - Юридическое подразделение) несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление интересов Организации в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства по выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, срок образования задолженности по которому превышает [значение] календарных дней, структурные подразделения Организации обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность Организации заключить договор предусмотрена законодательством РФ.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности Исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.

2. Инвентаризация дебиторской задолженности

2.1. [Срок, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности] проводится инвентаризация имущества и обязательств Организации, в том числе инвентаризация дебиторской задолженности.

2.2. Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами Бухгалтерия должна составить акт сверки взаиморасчетов c контрагентами.

2.3. Инвентаризацию дебиторской задолженности проводит инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом [должность руководителя организации].

2.4. Члены комиссии сверяют данные первичных документов, подтверждающих [отгрузку товаров/продукции/работ/услуг/имущественных прав] и поступления денежных средств, с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.

2.5. Члены комиссии, получив документы, подтверждающие состояние расчетов с контрагентами, проверяют: [вписать нужное, например, счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути; обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы с истекшим сроком исковой давности].

2.6. По результатам инвентаризации составляется справка-приложение к акту инвентаризации, в которой указываются:

Наименование, адрес организации-должника;

Сумма задолженности;

Основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;

Дата образования задолженности;

Первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;

Документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты.

2.7. На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

2.8. Акт содержит следующие сведения:

Наименование Организации;

Подразделение, в котором проводится инвентаризация;

Дата, на которую проверяется состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

Наименования организаций-дебиторов;

Номер счета бухгалтерского учета, на котором ведется учет дебиторских задолженностей;

Полная сумма задолженности по каждому контрагенту;

Сумма задолженности, которую не подтвердил дебитор и по которой истек срок исковой давности;

Итоговая сумма по каждому виду задолженности.

2.9. Результаты инвентаризации утверждаются [должность руководителя организации].

3. Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

3.1. В случае образования дебиторской задолженности контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

3.2. Не позднее [значение] рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

3.3. Юридическое подразделение в течение [значение] рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 3.2 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при их наличии предъявляет контрагенту претензию.

3.4. Претензия должна содержать следующие данные:

Наименование контрагента;

Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

Расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

Срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию;

Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Организации, обращение в суд и т. д.);

Дата и регистрационный номер претензии;

Подпись уполномоченного лица.

3.5. Претензия направляется контрагенту [способ связи, например, заказным письмом].

3.6. О факте предъявления контрагенту претензии Юридическое подразделение не позднее [срок] информирует Исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

3.7. Исполнитель контролирует исполнение контрагентом требований, содержащихся в претензии, а именно:

Проверяет полноту и соблюдение сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

Информирует Юридическое подразделение в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

3.8. Если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.9. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

3.10. Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным, то по истечении [значение] дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

3.11. Наряду с предъявлением претензии Исполнитель принимает иные меры, направленные на погашение дебиторской задолженности, например, направляет письма, телеграммы, составляет акты сверок и т. д.

4. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

4.1. Не позднее [значение] дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 3.10 настоящего Положения, Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска.

4.2. К обращению прилагаются следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

Информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- [иные документы, имеющие отношение к неисполнению контрагентом обязательства].

4.3. В течение [значение] дней с даты получения письменного обращения Юридическое подразделение предъявляет исковое заявление в суд.

4.4. При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

4.5. Исполнитель обязан контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в Юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т. д.).

4.6. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга Исполнитель незамедлительно направляет в Юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов Организации.

4.7. Исполнитель обязан оказывать Юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

4.8. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности Юридическое подразделение:

Направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

Организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности;

Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

4.9. Юридическое подразделение по запросу Исполнителя предоставляет следующие данные:

Наименование контрагента;

Предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

Размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

Текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т. д.;

Информация о ходе взыскания по исполнительным листам.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента - расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути - в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ - это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов - это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье .

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

• Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
  • микрофинансовые организации;
  • компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
  • управляющие компании в жилых домах.
• Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

• общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
• классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной - в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

• о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
• по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
• иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

1. Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

• устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой - юридической службе и руководству;
• описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

1. Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

• порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
• порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
• порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

1. Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,- это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

• ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
• блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка-в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании - у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

Дебиторская задолженность - обычное дело в бизнесе. Вот только грамотная работа по взысканию «дебиторки» ещё не стала, к сожалению, повседневной практикой для российских предприятий. Тем не менее за время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуального кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накоплен достаточный опыт эффективного взыскания долгов, использовать который может каждый бизнесмен.

Долги неизбежны

Практически любая отечественная компания вынуждена время от времени продавать товары/работы/услуги (далее - товары) с отсрочкой платежа и приобретать сырьё или иную продукцию по предоплате с отсрочкой момента поставки, что приводит к появлению дебиторской задолженности.

Подобное положение дел вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом, способом обойти конкурентов, захватить новый рынок сбыта, а приобретение товаров по предоплате с отсрочкой момента поставки - распространённая практика работы с крупными поставщиками, которые таким образом страхуются от риска неплатежа.

Образование долгов в бизнесе - вещь почти неизбежная. Однако это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно. Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать - опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений. В США, например, взысканием просроченной задолженности занимаются специализированные агентства (collection agencies ). Данные организации, выработавшие нормативно закреплённый регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act ) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником - от ведения переговоров до розыска имущества.

• В Гаити существует курьёзная, но эффективная традиция: за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как работать с дебиторской задолженностью?

После того как была разрушена советская планово-административная система хозяйствования, молодой российский бизнес долгое время относился к планированию крайне негативно. Большинство крупных и средних предприятий создавалось стихийно, управление финансами и активами зачастую также осуществлялось по наитию.

Сегодня ситуация коренным образом изменилась: компании ясно определяют стратегию и тактику развития. Работа с дебиторской задолженностью тоже требует планирования и чётко выстроенного процесса управления риском неплатежа.

В первую очередь следует определить, какой размер дебиторской задолженности является для компании критическим, а какой нормальным, рабочим. Эти плановые показатели будут своего рода индикаторами, сигнализирующими о необходимости усилить (либо, наоборот, немного ослабить) работу с неплательщиками.

Целесообразно написать регламент либо положение по работе с «дебиторкой», в котором будет чётко оговорено, кто имеет право подписывать договоры с условиями последующей оплаты, на какую сумму и в какой срок партнёру направляется напоминание о погашении задолженности, кто организует судебную защиту и отвечает за нормальную оборачиваемость дебиторской задолженности.

Практика волгоградских предприятий показывает, что систематизированная работа с дебиторской задолженностью, как правило, не ведётся и ответственных за своевременный возврат долгов администрация не назначает. В результате руководитель или главный бухгалтер компании всякий раз изобретают велосипед: тратят время на изучение ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д. Бесспорно, любому делу присущи свои особенности, но в то же время большинство случаев достаточно стандартны и могут быть решены сходным образом.

Именно поэтому работу с дебиторской задолженностью важно выстроить таким образом, чтобы каждый сотрудник знал, что именно, как и в какой срок необходимо сделать. Здесь возможны три варианта:

• распределить обязанности по работе с долгами фирмы (мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, проведение переговоров, написание писем и претензий, судебная защита, взаимодействие с судебными приставами) между сотрудниками;
• создать в штатном расписании специализированную единицу либо структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;
• всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании или агентству, специализирующимся на данном виде деятельности. Стоимость подобных услуг зависит от срока возникновения долга, его размера и т. д.

К факторам, определяющим выбор в каждой конкретной ситуации, относятся численность компании, специфика бизнеса, размер и состав дебиторской задолженности. Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, не имеющими возможности держать в штате юриста или менеджера-претензиониста. Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности. Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Что касается управления риском неплатежа, его можно и нужно осуществлять в процессе подготовки к заключению сделок. Главное - внимательно выбирать контрагентов, анализируя их благонадёжность и финансовую устойчивость. Для этого, как правило, запрашиваются учредительные документы, баланс, сведения об открытых расчётных счетах. На основе данной документации анализируются история компании, её «юридическая безупречность», состав активов, соотношение собственных и заёмных средств, сроки оборачиваемости кредиторской и дебиторской задолженности. В дальнейшем это позволяет сделать вывод о целесообразности заключения договора и использования тех или иных обеспечительных мер (неустойка, залог, поручительство и т. д.). Полезной может также оказаться информация о контрагенте, полученная из СМИ, от клиентов или поставщиков контрагента либо иных источников (Интернет и др.).

Арсенал кредитора

Компании, постоянно работающие с дебиторской задолженностью, выработали специализированные методы и подходы, которые в совокупности можно назвать арсеналом кредитора. Выбор того или иного инструмента зависит от ситуации: особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т. д. Рассмотрим наиболее распространённые способы работы с должниками.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

• личные встречи (переговоры) с руководством организации-неплательщика, телефонные звонки;
• письма, напоминающие о приближении сроков погашения задолженности;
• претензии.

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, по большому счёту должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путём подачи искового заявления о взыскании задолженности и - желательно - обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство.

• Предъявление исполнительного листа в банк, обслуживающий должника, для взыскания долга с расчётного счёта должника в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об исполнительном производстве», положениями Раздела VII АПК РФ, а также Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.03.02 № 10103/01.
• Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов для ведения исполнительного производства, а также самостоятельный розыск имущества должника, открытых им расчётных счетов; рассылка запросов в ГАИ, БДД, БТИ и т. д.

Практика показывает, что долги взыскиваются эффективнее в том случае, когда кредитор действует совместно со службой судебных приставов, осуществляя в параллельном режиме поиск имущества должника, рассылая запросы в соответствующие государственные и муниципальные органы и учреждения. Действуя таким образом, вы в ряде случаев можете получить информацию быстрее, чем пристав (который одновременно ведёт несколько дел и порой по причине большой загруженности направляет запросы позже, чем следует), а также проверить объективность сообщаемых им сведений. К сожалению, иногда должник даёт приставу взятку, чтобы последний не проявлял активности и составил акт о невозможности взыскания.

К направляемым запросам в обязательном порядке необходимо прикладывать надлежащим образом заверенные копии исполнительного листа, свидетельства о государственной регистрации и документа, удостоверяющего полномочия заявителя (протокол об избрании директора либо доверенность).

При этом важно отметить ещё один нюанс, касающийся направления в налоговую инспекцию запроса об открытых должником расчётных счетах в банковских и иных кредитных учреждениях. Такое право взыскателя при наличии исполнительного листа с неистёкшим сроком давности прямо предусмотрено ч. 3 ст. 46 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а порядок предоставления информации определён приказом МНС РФ от 23 января 2003 г. № БГ-3-28/23. Тем не менее, некоторые налоговые органы отказывают в предоставлении данной информации, ссылаясь на то, что она составляет налоговую тайну. В этом случае полученный отказ вкупе с вашим заявлением о незаконности действий налоговой инспекции следует немедленно направить в прокуратуру, которая, как показывает практика, быстро объясняет налоговикам их неправоту.

Дополнительные меры, стимулирующие должника к погашению долга.

• Заявление в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за неисполнение решения суда по ст. 315 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по ст. 177 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по ст. 159 УК РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором).
• Инициирование процедуры банкротства в отношении должника.
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую один лишь факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы отрезвляет неплательщика и позволяет решить имеющуюся проблему. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера может оказаться действенной только в том случае, если предприятие-должник ведёт реальную бизнес-деятельность и имеет активы. В таком случае, скажем, при назначении конкурсного управления у собственника возникает угроза потери контроля над предприятием. Публикации в СМИ, информирование клиентов и партнёров должника принесут желаемый результат только в том случае, если компания-неплательщик имеет хорошую репутацию и подобные сообщения могут негативно отразиться на её имидже. Разумеется, применение подобного механизма давления предполагает основательную документальную подготовку. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации-должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Избавление от проблемной дебиторской задолженности. Речь идёт о факторинге (договоре финансирования под уступку денежного требования). Безусловно, в данной ситуации денежное требование приходится уступать по цене ниже номинала, однако в ряде случаев эта мера является лучшим способом вернуть хоть часть своих денежных средств и избавиться от проблем, связанных с взысканием. Как говорится, «с паршивой овцы хоть шерсти клок».

Закон, и ещё раз закон!

Искушённый читатель наверняка заметит, что в указанном перечне приводятся только легальные способы работы с неплательщиками и не упоминаются методы взыскания долгов при помощи криминальных структур. По этому поводу хочется сказать следующее: во-первых , услуги «джентльменов удачи» стоят достаточно дорого - порой до 60-70% от суммы долга, а во-вторых , как показывает практика работы правоохранительных органов, подавляющее большинство предприятий и бизнесменов, рискнувших обратиться за помощью к бандитам, только удвоили свои проблемы. Так, например, широкую известность приобрёл случай, когда некий бизнесмен обратился к уголовным авторитетам с просьбой оказать помощь во взыскании долга с нерадивого партнёра, отказывающегося платить за совместно приобретённый магазин, а должник тем временем обратился за содействием к другой преступной группировке. В итоге бандиты решили, что им проще сотрудничать друг с другом, нежели воевать, и «развели» бизнесменов. Взяв с каждого из прежних партнёров крупную денежную сумму на оперативные расходы, они продолжительное время имитировали бурную деятельность, а затем, воспользовавшись ситуацией, лишили предпринимателей их магазина.

Именно поэтому работать с неплательщиком необходимо в рамках правового поля. Это касается не только отказа от обращения за помощью к криминальным структурам, но и общего характера взаимодействия с должником. В рамках устного и письменного общения с представителями предприятия-неплательщика недопустимы угрозы и оскорбления, так как любая подобная ошибка кредитора может быть использована против него. Например, не так давно в СМИ Волгограда был опубликован материал, в котором рассказывалось о возбуждении уголовного дела в отношении начальника службы безопасности одного из волгоградских предприятий, в прошлом сотрудника правоохранительных органов. Причиной возбуждения уголовного дела стали высказанные им в адрес руководителя организации-должника угрозы во что бы то ни стало взыскать долг, в том числе путём обращения ко вчерашним коллегам (для проведения заказных проверок, обысков и т. д.).

Необходимо в любой ситуации сохранять деловой тон общения, быть настойчивым, но вежливым. Возвращаясь к зарубежной практике, стоит отметить, что нормативно закреплённые в США правила работы агентств, занимающихся возвратом долгов, предписывают их сотрудникам быть сдержанными, негативных эмоций не проявлять, должника не оскорблять и не унижать, угроз не высказывать.

Везёт тому, кто сам «везёт»

Практика показывает, что толще кошелёк у того кредитора, который проявляет наибольшую активность и настойчивость. Этому есть вполне разумное объяснение: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить. Именно поэтому в процессе заключения договора и в ходе его исполнения важно поддерживать в глазах партнёра имидж компании, умеющей отстаивать свои права и выбивать долги. Зачастую одно только грамотное позиционирование позволяет привести «сомневающегося» неплательщика к нужным выводам и, следовательно, снизить риск неплатежа. При этом необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с её сотрудники: огромную роль играет то, как они говорят о своём работодателе и как описывают его потенциальным партнёрам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от вас самих и ваших сотрудников.

Подводя итоги, важно отметить следующие ключевые моменты:

• образование дебиторской задолженности - естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• необходимо планировать размер и состав дебиторской задолженности, чётко организовывать процесс работы с ней, управлять риском неплатежа;
• с должником следует работать строго в рамках правового поля, используя наработанную практику и возможности действующего законодательства. Выбор мер и способов воздействия на неплательщика зависит от особенностей конкретной ситуации;
• важным условием снижения риска неплатежа, помимо всего прочего, является формирование имиджа надёжной компании, исправно выполняющей свои финансовые обязательства, а также умеющей отстаивать права и эффективно работать с должниками.

Дебиторская задолженность (ДЗ) – доля оборотных активов предприятия, характеризующая величину обязательств перед кредитором. Своевременное контролирование динамики изменений суммы долга, анализ срока востребованности позволяют осуществлять долгосрочное планирование финансовой деятельности, формировать устойчивое положение компании на рынке. Существует определенный регламент по работе с дебиторской задолженностью и правила его составления и исполнения.

Назначение документа

Дебиторская задолженность классифицируется на три категории:

• Краткосрочная.
• Долгосрочная.
• Просроченная.

К двум первым группам относят обязательства, востребованность которых возможна в ближайшие сроки мирными путями или через судебное разбирательство. Третью категорию заполняют безнадежные долги, по которым срок требования просрочен, а работа по взысканию не принесет никакого результата для деятельности дебитора, кроме дополнительных затрат.

Основные причины формирования неисполненных обязательств по дебету счетов расчетов:

• Утрата клиентом платежеспособности.
• Нарушение договорных условий.
• Окончание срока исковой давности (ст.196 ГК РФ).
• Смерть, исчезновение контрагента – физического лица.
• Экономическая обстановка в стране.
• Форс-мажорные обстоятельства, ЧС, стихийные бедствия, военное положение.
• Нецелесообразное расходование денежных средств кредитором.
• Банкротство, ликвидация неплательщика и др.

Образовываться дебиторская задолженность может в связи с различными факторами

Регламент работы службы по взысканию дебиторской задолженности – форма, определяющая этапы контролирования, обработки информации по взаиморасчетам с контрагентами. Основной задачей данного плана является обеспечение непрерывной своевременной работы с ДЗ, так как от этого зависит величина оборотных средств компании, оборачиваемость капитала, прибыльность производства.

Базовые цели использования порядка управления ДЗ:

• Сдерживание предельного роста долгов.
• Подбор оптимальных условий предпринимательской деятельности для обеспечения непрерывного потока финансов.
• Формирование системы бонусов, скидок для надежных клиентов, фирм, временно утративших стабильность, платежеспособность.
• Быстрота исполнения долговых обязательств.
• Контроль, сокращение величины задолженности перед бюджетными и внебюджетными фондами.
• Анализ потенциальных затрат при несвоевременном погашении долгов и др.

Должностные лица, осуществляющие исполнение регламента должны постоянно проверять долги на ликвидность, сроки востребования, вести переговоры, переписку с представителями должника и государственными органами для обеспечения возврата денежных средств. Деятельность квалифицированных служб осуществляется по четырем направлениям: проектирование, подготовка, стимулирование, оценка и анализ.

Применение документа на практике

Важно, чтобы исполнители проявляли максимальную осмотрительность, соблюдали последовательность действий, работали по четкому отработанному плану, на законных основаниях и не доводили ситуацию до конфликта. Руководитель фирмы может открыть отдельные вакансии для специалистов по обособленной работе с долгами.

Регламент позволяет контролировать работу с контрагентами

Выделим основные моменты применения регламента по взысканию ДЗ:

• Комплексное контролирование сроков исковой давности.
• Мероприятия по предотвращению динамичного роста долгов, формирования долгосрочных, нереальных к исполнению обязательств.
• Аналитическое планирование.
• Усиление финансовой дисциплины.
• Инвентаризация расчетов.
• Программа по работе с контрагентами и др.

Установленный распорядок применяется в отношении всех контрагентов, взаиморасчеты с которыми приводят к формированию дебиторки. По распоряжению исполнительного органа юридического лица действие регламента может быть ограничено на определенный круг должников. Такая политика применяется для клиентов, с которыми сложились долгосрочные деловые отношения, высокий уровень доверия, подтверждена исполнительность, платежеспособность. Мероприятия по непрерывному воздействию могут привести к расторжению договоров, потере выгодного сотрудничества.

Утвержденный план особенно необходим для фирм с большой численностью контрактов (например, банки, сфера ЖКХ, предоставление связи на кредитной основе), а также для крупных юрлиц с обособленными подразделениями.

Базовая структура

Регламент по систематизации, обработке сведений о задолженности должен содержать максимальное количество этапов, действий службы, начиная с обстоятельств формирования и заканчивая моментом прекращения существования долга.

В регламенте указывается возможность урегулирования вопросов в суде

Определим оптимальный состав документа:

1. Регистрация, учет. Данный раздел характеризует общеустановленный порядок образования, детализации задолженности, перечень обязательных подтверждающих документов, классификационные группы дебиторки и условия по их заполнению.
2. Инвентаризация, оценка. Пункт утверждает условия, частоту проведения инвентаризационных проверок, комиссионный состав для них, список шаблонов для документального оформления операции. Дополнительно в разделе фиксируются основные показатели по анализу ДЗ: оборачиваемость, востребованность, ликвидность, сомнительность и др.
3. Программа досудебного урегулирования спора. Здесь определяются этапы работы ответственных лиц непосредственно с юридическим, финансовым отделом фирмы с целью мирного воздействия на должника. К данной работе можно отнести телефонные переговоры, проведение встреч, направление уведомлений, претензий, предложений по погашению обязательства.
4. Подача иска в суд. На данном этапе для исполнителей прописан перечень действий:

• Подготовка подтверждающих долг документов.
• Составление искового заявления.
• Инициирование судебного разбирательства.
• Сопровождение процесса в рамках полномочий.
• Обращение в ФССП.
• Контроль исполнительного производства и др.

Поскольку процедура требует знания законодательства на должном уровне, с учетом всех возможных нюансов, в работу вовлекаются квалифицированные юристы. На крупных предприятиях возможен обособленный регламент по отношению к судебным делам, тогда в инструкции по работе с ДЗ указывается ссылка на действующий документ.

Отдельным пунктом в регламенте выступает мирное урегулирование

1. Ликвидация долга. Уполномоченная служба выявляет признаки безнадежности дебиторки, инициирует процедуру списания в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Прочие меры. Заключительным моментом регламента являются допустимые мероприятия по достижению положительного результата. Среди потенциальных действий могут быть заключение договора цессии, бартера, продажи обязательств иным лицам, выпуск векселей, облигаций и т.п.

Документальное сопровождение

Инструкция по работе с дебиторкой возможна к исполнению только при наличии форм и бланков, подтверждающих обстоятельства возникновения долга. Перечислим наиболее популярные документы, необходимые в процессе управления неисполненными обязательствами перед кредитором:

• Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
• Счет-фактуры.
• Контракты.
• Официальная переписка.
• Счета полученные, выставленные.
• Претензии, уведомления.
• Соглашения о реструктуризации, отсрочке, рассрочке.
• Платежные поручения, квитанции, ордера и др.

Например, у поставщика числится ДЗ физлица по объему потребленной электроэнергии. Компания имеет на руках показания прибора учета, подтверждающего поставку, платежные квитанции, направляемые потребителям, договор реализации. Данного комплекта достаточно для подтверждения обоснованности формирования долга и организации процедуры его взыскания.

Составление инструкции

Положение по управлению дебиторкой не является регламентированной формой, утвержденной законодательством. В 2018 г. в разработке и утверждении документа принимают участие бухгалтера, финансисты, юристы, менеджеры и другие. В крупных учреждениях обязанность по составлению формы возложена на обособленный департамент по управлению финансами.

При истребовании долга необходимо предоставить соответствующие документы

Важно вовлечь в работу максимальное количество сотрудников, чья работа непосредственно связана с взаиморасчетами, тогда необходимость править, вносить корректировки сводится к минимуму. Допускается включение дополнительных пунктов, моментов при изменении законодательства, политики и тактики компании.

На титульном листе нормативно-правого акта указывается наименование, строка утверждения. Бланк вступает в силу после издания руководителем фирмы соответствующего приказа.

Внутренний регламент может состоять из следующих разделов.

Общие положения и терминология

Здесь перечисляется область применения, назначение документа, характеризуются основные цели и задачи. Также данный пункт предполагает расшифровку основных определений, встречающихся в тексте формуляра. Дополнительно приводится подробная классификация обязательств по востребованности, возможности исполнения (текущая, просроченная, реструктуризованная, мораторная и др.).

Общий порядок

Раздел содержит указание тезисов общепринятого плана по работе с дебиторкой, принцип исчисления сроков, формирования обязательств. Например, для компаний по оказанию жилищно-коммунальных услуг идет четкое разграничение сроков оплаты для населения, юридических лиц, бюджетных организаций: существует авансовая и кредитная система оплаты. Соответственно будут различаться моменты возникновения у пользователей кредиторских обязательств.

Отражению подлежат условия оценки, анализа, инвентаризации долгов. Утверждается график заседаний комиссии по урегулированию нестандартных вопросов и ситуаций, фиксируются основания для списания, прекращения действия неисполненных обязательств.

Этапы работы с текущими долгами

Определяется порядок направления документов на оплату (счета, квитанции), уведомлений о необходимости осуществления обязательного платежа. Данный пункт направлен на раннее взыскание долгов, сдерживание динамики роста. Отдел по работе с дебиторской задолженностью рассылает неплательщикам извещения о необходимости исполнения в указанный срок договорных обязательств.

Регламент может быть дополнен различными пунктами

Мирное урегулирование

Специалисты осуществляют комплекс мер по досудебному разрешению спора и истребованию суммы неисполненного перед кредитором обязательства. Помимо текущей работы сотрудников компании в виде личного общения с должником, телефонных контактов, деловой переписки, допускается вовлечение в процесс специализированных коллекторских фирм.

Правовая деятельность

Исполнители предпринимают все возможные действия по защите гражданских прав общества в суде посредством подачи искового заявления и инициирования разбирательства. В разделе определяются этапы сбора, подготовки, подачи документов в арбитраж. При положительном исходе дела исполнительные бланки передаются судебным приставам для запуска процедуры принудительного взыскания.

Согласно регламенту полномочия работников кредитора на этом не заканчиваются, они обязаны отслеживать все этапы исполнительного производства после издания постановления, своевременно оспаривать действия ФССП, чтобы взыскать максимально возможную сумму и получить возмещение судебных издержек, договорных неустоек с должника.

Заключительные моменты и приложения

В данном абзаце приводятся дополнительные параметры по работе с клиентами, определяется порядок разработки и дополнения регламента.

На последних листах положения прикрепляются типовые формы документов для управления ДЗ и процедурой взыскания. Например, это могут быть бланки письма по оплате, претензии, уведомления, соглашения и др.

Можно использовать примерный образец положения о работе управляющей компании с дебиторской задолженностью. Подобный регламент по работе с задолженностью позволяет обеспечить непрерывный контроль обязательств контрагентов, исключить формирование и рост неликвидных долгов, предотвратить возникновение факторов риска. Четкость, слаженность действий исполнителя позволят компании достичь высокого уровня оборачиваемости средств, получить максимальную сумму прибыли и занять достойное место в рыночном сегменте.