Приказ о изменении штатного расписания пример. Штатное расписание

Локальным актом на предприятии, определяющим его организационно-штатную структуру, является штатное расписание. Оно используется при заключении трудовых контрактов и планировании на предприятии. При осуществлении деятельности на фирме могут происходить коррективы, которые должны быть отражены в штатном расписании. Для этих целей используется приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Изменения могут быть значительными и нет. В первом случае рекомендуется оформлять заново штатное расписание. Если же внесение изменений не носят масштабный характер, то их можно оформить с помощью приказа руководителя.

Как правильно составить приказ о внесении изменений в утвержденное штатное расписание?

Для такого документа законодательство не устанавливает какой-либо определенной формы. Его можно составить, используя фирменный бланк, однако, при этом необходимо использовать набор обязательных реквизитов.

Создание приказа нужно начинать с верхней части страницы. Так указывается полное наименование фирмы, можно также здесь же в скобках проставить и сокращенное. Потом на следующей строке записывается слово «Приказ», его номер по хронологии создания, а затем следующей строкой - кратко содержание документа.

Например, это может быть «О внесении изменений в штатное расписание компании». Далее на новой строке с одной стороны страницы указывается дата оформления, а с другой - место (город).

Затем начинается текст документа. В первую очередь необходимо обозначить причины, по которым принято решение изменить штатное расписание.

Здесь же в тексте желательно поставить отсылку к внутреннему акту (протоколу собрания участников общества или решению единственного участника), которым был принят такой шаг. Также в этой части документа нужно указать реквизиты штатного расписания (его номер и дату), в которое вносятся изменения.

Затем записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам фиксируются изменения, которые нужно произвести в документе.

В зависимости от необходимости, они могут содержания указания на:

• Увеличение окладов по должностям - необходимо записать перечень должностей и новые значения окладов;
• Изменение названия должностей - сначала записывается старое наименование, после чего указывается на какое его следует поменять;
• Исключение должностей - выполняется только в том случае, если она вакантна и больше не нужна в выполнении производственного процесса. В приказе указывается ее название, а также соответствующее ей количество штатных единиц;
• Введение новой должности - процесс выполняется в том случае, когда производится расширение производства, вводятся новые работы или услуги. В приказе нужно проставить название новой должности, соответствующие ей размер оклада или тарифной ставки, а также количество штатных единиц;
• Сокращение штата - выполняется, если из штатного расписания исключаются занятые должности. В приказе необходимо записать их наименование и количество сокращаемых единиц;
• Изменение оклада на тарифную ставку - такой шаг можно предпринимать только при согласии сотрудника, а также при условии, что новый его заработок будет не меньше старого. Изменение выполняется в два действия - сначала из штатного расписания выводится должность с окладом, а затем вводится такая же, но с тарифной ставкой.

После этого указывается с какой даты вводиться с действие новое расписание. Если дата не указана - то считается, что это происходит с момента утверждения приказа.

Внимание! Также нужно произвести назначение ответственных сотрудников, которые будут оформлять необходимые бумаги и оповещать работников, которых затронут эти изменения.

Приказ утверждает руководитель фирмы. Также ниже нужно предусмотреть отдельные графы, в которых будут расписываться упомянутые в документе лица.

И, соответственно, приказ о его утверждении. Это не зависит от формы его собственности. При необходимости к общему числу обязательных документов добавляется еще и приказ о изменении штатного расписания. Зачем он нужен и для чего составляется? В этом надо разобраться.

Причины внесения изменений

Для начала стоит отметить, что основной трудовой закон (ТК РФ) не требует наличия самого штатного расписания как такового. Но комитет по статистике России внес этот документ в список обязательных бланков, необходимых для учета труда и оплаты на любом предприятии страны.

В силу различных факторов штатное расписание может корректироваться. Все изменения подобного рода должны обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. Из довольно большого количества можно выделить несколько общих причин, в силу которых необходимо проводить подобного рода мероприятия:

1. Изменение существующих и окладов, а также дополнительных выплат и различных надбавок. Это происходит главным образом после изменения в законодательстве или в результате улучшения работы предприятия.
2. Изменение наименования существующих должностей или введение новых. Это чаще происходит при реорганизации компании.
3. Проведение процедуры сокращения штатов.
4. Создание на предприятии новых структурных подразделений.

В любом из перечисленных случаев должен быть издан приказ об изменении штатного расписания, в котором четко разъясняются причины проведения данного мероприятия.

Как правильно оформить

Приказ об изменении штатного расписания, по сути, является промежуточным этапом всей процедуры. Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с сотрудников. В данном случае предварительно специалистами компании проводится исследование по изучению работы предприятия. Это делается с целью определению возможных путей его реорганизации для улучшения деятельности предприятия в целом или его отдельных подразделений. Исследования оформляются в виде на имя руководителя. По результатам принимается решение о проведении конкретных мероприятий. Затем определяется список должностей, подлежащих сокращению. После этого сотрудники получают уведомления о предстоящем сокращении за 2 месяца. Затем издается приказ об изменении штатного расписания, а на основании его уже готовится приказ о предстоящем сокращении. Далее создается комиссия, которая уже проводит заключительные этапы процедуры на основании действующего законодательства.

Варианты изменений штатного расписания

В ходе производственной деятельности на предприятии могут происходить различные изменения, которые необходимо закрепить в приказном порядке. Точно так и со штатным расписанием. Любое проводимое изменение должно быть оформлено соответствующим образом. В зависимости от глобальности причины существуют два варианта изменения штатного расписания:

Оба варианта оформляются приказом по основной деятельности. Во втором случае вносимые изменения обычно касаются одного или группы работников. В данной ситуации нет необходимости разрабатывать новый документ, поэтому и составляется приказ об изменении штатного расписания. Его можно озаглавить по-разному: «О внесении изменений …», либо «Об изменении …», или просто «О частичном изменении …». Любое из предложенных названий будет верным. Все зависит от причины вносимых изменений.

Образец приказа

Внести какое-либо изменение в расписание штата сотрудников легко. Здесь нет никаких стандартных форм и обязательных условий. В принципе, образец изменения штатного расписания не существует. Оформляется обычный приказ, в котором непременно должны содержаться следующие моменты:

Примерная структура подобного приказа выглядит следующим образом:

1. Наименование предприятия.
2. Дата и порядковый номер издаваемого приказа.
3. ПРИКАЗ.
4. Место издания данного приказа.
5. Наименование приказа (заголовок).
6. Констатирующая часть, которая начинается словами «В связи с…». В ней указывается, какие действия или события привели к вносимым изменениям.
7. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
8. Распорядительная часть. Она обычно начинается со слов «Внести в штатное расписание следующие изменения». Далее следует перечень вносимых изменений, и указывается дата их введения.
9. Заканчивается приказ подписью директора (руководителя) предприятия.

Изменение названия (переименование) должности

Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с изменением наименования должности работника. Если она предусматривает изменение функциональных обязанностей, и этот вопрос является одним из существенных условий договора с сотрудником (статья 57 ТК РФ), то для начала необходимо уведомить его о предстоящих изменениях. Это делается не позднее, чем за два месяца до факта вступления в силу изменения. В случае отказа последует расторжение договора (трудового) по статье 73 ТК РФ с соблюдением всех выплат и гарантий. Если работник согласен с предложенными условиями, то после этого создается приказ об изменении действующего штатного расписания. После этого составляется с работником. Следующим этапом будет приказ о переводе работника на новую должность. Заканчивается такая процедура внесением соответствующей записи каждому работнику в трудовую книжку. Если обязанности работника остаются прежними, то предварительного согласования не требуется. Изменение должности в штатном расписании проводится следующим образом:

1. Работник кадровой службы составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.
2. На ее основании составляется с соответствующий приказ.
3. Вносятся изменения в само штатное расписание.
4. Составляется к заключенному трудовому договору с работником дополнительное соглашение с указанием проводимых изменений.
5. Вносится сразу после этого запись в трудовую книжку сотрудника.
6. С даты, указанной в приказе, работник считается переведенным на другую должность.

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание - основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
5. Реорганизационные процессы на предприятии.
6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

1. Список сокращаемых должностей.
2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

В каждой компании используются внутренние акты, согласно которым регламентируется штат персонала. Таким документом является штатное расписание, использование которого позволяет определить организационную структуру компании. На основании данного документа устанавливается размер и порядок выдачи зарплаты, согласно специальности и должностям сотрудников. Нередко во время ведения предпринимательской деятельности, руководитель компании сталкивается с необходимостью внесения правок в данный документ. Согласно установленному порядку, при большом объеме правок руководителю необходимо создание нового акта, с учетом действующего порядка. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами

Этап предварительной подготовки

На начальном этапе руководству компании необходимо провести анализ эффективности установленной структуры компании. Важно обратить внимание, что данная обязанность возлагается на специалистов из различных областей, которые смогут детально изучить установленную иерархию и различные фонды. Далее руководителями структурных подразделений подается доклад, где приводятся экономические обоснования целесообразности реорганизации структуры компании. На основе подобных документов принимается решение о необходимости внесения корректив в действующее штатное расписание.

Ведением данного документа может заниматься как представитель кадрового отдела, так и главный бухгалтер предприятия.

Следует отметить, что внесение правок осуществляется только после издания соответствующего распоряжения руководства. Также следует сказать о том, что данные распоряжения действуют в отношении всей компании. Приказу, поступившему от руководства, присваивается индекс «ШР». Далее этот документ передается в кадровый отдел для последующего хранения. Одним из важных требований к методике хранения, является ограниченный доступ сотрудников компании к этому документу.

Необходимость внесения корректировок в действующее расписание может возникнуть в следующих ситуациях:

1. Необходимость переименования одного из отделов или конкретной должности.
2. При сокращении штатов.
3. При необходимости изменения размера оклада (тарифной ставки) для отдельных должностей.
4. При переходе с одного метода оплаты на другой.
5. При внедрении новой должности.

Вышеперечисленные основания для подготовки приказа оказывают влияние на его содержание. В большинстве случаев, данный документ начинается с формулировки: «Во исполнение» или «В связи с».

Кто несет ответственность за внесение правок в штатное расписание

При принятии решения о внесении правок в действующее штатное расписание, владельцу компании необходимо назначить ответственное лицо, которое выполнит задачи, поставленные администрацией. Как правило, данные обязанности указываются на страницах трудового соглашения или должностных инструкций. В небольших организациях, данные обязанности возлагаются на представителей бухгалтерского или кадрового отдела. В крупных организациях, имеющих развитую внутреннюю структуру, данные функции выполняются экономическим департаментом. В случае с индивидуальными предпринимателями, составлением штатного расписания занимается сам руководитель фирмы. Ниже мы предлагаем ознакомиться с процессом утверждения нового расписания.

Для того чтобы ввести расписание во внутренний документооборот компании, необходимо подготовить соответствующий приказ. Давайте ознакомимся с примером этого распорядительного документа:

«ИП «Солнышко»

Об утверждении нового штатного расписания

Приказываю:

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы;

Приказ, посвященный изменению размера оклада

Согласно действующему законодательству, руководители компаний не имеют права издавать документы, целью которых является снижение размера зарплаты работников . Единственным исключением являются случаи, связанные с сокращением штатных ставок. Согласно установленному порядку, допускаются лишь увеличения размера тарифной ставки или оклада.

Работодатель имеет право внести коррективы как для одного, так и для нескольких работников.

Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое постановление? В первую очередь следует отметить, что даты оформления распорядительного документа и день вступления в силу нового постановления должны отличаться. Данный приказ можно условно разделить на два раздела. В первом разделе следует указать цель вносимых корректив. Во втором разделе перечисляются распоряжения различным должностным лицам. Образец данного документа представлен ниже:

«ИП «Солнышко»

О внесении правок в штатное расписание «ШР-3», утвержденное Приказом №21 от 16.05.2018

Приказываю:

Внести ряд изменений в содержание штатного расписания № «ШР-3»

Работнику бухгалтерского отдела Белову Александру Петровичу, в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей;

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы и разработать приложение к трудовому соглашению;

Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.

Генеральный директор Петров А.С.».

Данный приказ передается представителям кадрового и бухгалтерского отделов.

Порядок введения, выведения и переименования должности

Для начала предлагаем рассмотреть ситуацию, связанную со сменой названия должности. В этом случае, руководителю компании необходимо дать письменные обоснования для этого действия. В случае с вакантной должностью, искать обоснование для внесения правок нет необходимости . В самом распорядительном документе делается следующая отметка «В соответствии с необходимостью переименования отдела (отдельной должности)». Также можно использовать формулировку: «В связи с увеличившейся нагрузкой».

Остальная часть документа оформляется согласно вышеприведенному образцу. В распорядительном разделе следует указать старое и новое название должности. Также следует назначить ответственное лицо, которое займется оформлением кадровых документов и заполнением всех необходимых бланков.

Далее предлагаем перейти к вопросу о выведении штатной единицы. Необходимость исключения одной или нескольких позиций расписания штатов, может возникнуть в ряде ситуаций. Примером такой ситуации является наличие свободной вакансии на протяжении длительного периода. В данной ситуации, в распорядительном документе указывается следующая формулировка: «Из-за необходимости проведения мероприятий, направленных на оптимизацию внутренней структуры» или «в целях снижения объема работ отдела».

В следующем разделе следует указать конкретную дату выведения должности из расписания штатов. Важно обратить внимание, что здесь следует указать не только конкретную должность, но и размер оклада или тарифной ставки. Данное требование не является обязательным для исполнения, однако работодателю следует учитывать этот нюанс. В том случае, если в компании предусмотрено несколько одинаковых должностей в разных отделах, следует сделать отметку с наименованием конкретного отдела.

Давайте рассмотрим, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности. В данном случае, используется порядок действий, что и в примере, приведенном выше. Как правило, при внедрении новой специальности используется формулировка: «в связи с необходимостью увеличения результативности труда». При открытии нового отдела используется преамбула: «Из-за открытия нового подразделения». В следующей части бланка следует перечислить введенные должности и указать размер тарифной ставки или оклада. Главным требованием к данному документу является фиксация отметки об отделе, где вводится новая должность. В случае создания нового отдела, данные сведения также фиксируются в рассматриваемом акте.

Приказ о сокращении штата сотрудников

В случае сокращения штата сотрудников компании, проводится процедура выведения вакантных позиций. Данный процесс имеет несколько особенностей, которые увеличивают его сложность. Контролирующие органы защищают права и интересы каждого трудящегося гражданина. Работодателю, проводящему сокращение штата, следует придерживаться правил Трудового Кодекса, согласно которому, сокращенный сотрудник должен получить письменное уведомление за два месяца до инициации данного процесса.

Для того чтобы отразить данный процесс, работодателю необходимо издать соответствующий приказ, на основании которого будут внесены поправки на страницах штатного расписания. В приказе следует привести основания для сокращения должностей. Чаще всего используется формулировка: «Из-за затруднительного финансового положения компании» или «В связи с проведением мероприятий, посвященных оптимизации статьи расходов».

В распорядительном разделе документа следует перечислить сокращаемые позиции. Также потребуется назначить должностное лицо, которое будет руководить данным процессом и подготовит соответствующие документы. Важно обратить внимание на то, что согласно действующему закону, работодатель должен предложить сокращенным сотрудникам вакантные позиции. Далее вся информация о рассматриваемом процессе передается контролирующим органам.

При проведении сокращения штата, работодатель должен собрать специальную комиссию, которая будет контролировать каждый этап этого процесса. Как правило, в состав комиссии входят представители кадрового и бухгалтерского отдела, а также юридический консультант. Главной задачей комиссии является контроль соблюдения прав, сокращенных сотрудников.

Изменение в штатном расписании при смене метода начисления зарплаты

При изменении метода начисления зарплаты для конкретных работников, руководителю следует подготовить приказ об изменении штатного расписания, где будет зафиксирован порядок этой процедуры. Необходимость изменения метода зачисления финансовых средств сотрудникам компании может быть связана с увеличением объемов выпускаемой продукции или изменения рабочего графика. Основанием для данных действия является оптимизация учета времени, потраченного на трудовую деятельность. Важно обратить внимание, что перед внесением поправок необходимо получить письменное согласие сотрудника . Данный порядок необходим для того, чтобы не нарушить правило, связанное с уменьшением размера оплаты трудовой деятельности.

Характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинамиДля того чтобы изменить метод оплаты, необходимо вывести из штатного расписания данную единицу. Далее в расписание штатов вводится новая должность с отметкой о выбранном методе начисления заработной платы. В данном приказе необходимо указать должностное лицо, которое обязано уведомить работника о дате введения новой позиции в штатном расписании. Также указывается работник отдела кадров, который подготовит всю необходимую документацию.

Правила хранения документов

Распорядительная документация является неотъемлемой составляющей хозяйственной деятельности компании. Бланки и акты, попадающие под данную категорию, должны быть обозначены при помощи специального индекса. Важно обратить внимание на то, что данный вид документа хранится в отдельной папке. Рассматриваемые документы хранятся на протяжении всей деятельности компании. В случае закрытия организации, папки с документами передаются в государственный архив.

В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание. Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание . В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.

Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание

Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

Причины для внесения изменений в штатное расписание

Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

• переименовать должность или подразделение;
• ввести или вывести из штата должность (должности);
• изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
• заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
• сократить штат.

В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

Ответственный по оформлению штатного расписания

После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре .

На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

«Химреактив»

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

• утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
• ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
• специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
• контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

Читайте также: Как получить лицензию на образовательную деятельность

Изменение в связи с увеличением окладов

Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.

Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй - конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:

Общество с ограниченной ответственностью

«Химреактив»

О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.

В связи с увеличением объема выполняемых работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1

1. С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
   Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
   Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Переименование должности

В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».

Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:

• с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
• специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Выведение должности

Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.

• механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.

Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.

Введение должности

Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.

• Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
• Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.