Расчет суточных при командировках в 2018 – 2019 годах (нюансы)

Суточные при командировках в 2018 – 2019 году выплачиваются в размере, установленном в локальных актах организаций и предприятий. Как начисляются суточные, облагаются ли они налогами и какие изменения в отношении их выплаты предстоят в 2018 – 2019 году, расскажем в нашей статье.

Суточные при командировках в 2018 - 2019 году

Суточные направлены на компенсацию затрат сотрудника в командировке из-за его проживания вне дома.

Они выплачиваются за каждый день командировки со дня отъезда работника (даты отправления поезда, автобуса, самолета с места постоянной работы) и до дня его возвращения домой (даты прибытия транспорта в место постоянной работы). Если на дорогу до вокзала/аэропорта сотрудник должен потратить сколько-то времени, оно тоже учитывается.

Если командировка длилась всего 1 день на территории нашей страны, суточные не выплачиваются, т. к. это противоречит цели их выплаты. Эти деньги возмещают расходы работника, связанные с его проживанием вне дома. При однодневной командировке таких расходов нет.

При однодневной заграничной командировке суточные выплачиваются в иностранной валюте в половине их размера.

По общему правилу размер суточных при командировках в 2018 - 2019 году каждая частная организация определяла самостоятельно.

Нормы суточных в командировке-2018 - 2019 установлены только для госслужащих и военнослужащих и составляют 100 и 300 руб. соответственно. При этом если военнослужащий обеспечивается питанием, суточные ему выплачиваются в размере 100 руб. за сутки.

Размер и нормы суточных при командировках в 2018 - 2019 году

Размеры суточных при командировках в 2018 - 2019 году для работников частных предприятий устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре (абз. 4 ст. 168 ТК РФ).

ВАЖНО! Законом на сегодняшний день не установлен минимальный или максимальный порог суточных для частных организаций.

В п. 3 ст. 217 НК РФ указано, что суточные до 700 руб. при командировке по России и до 2500 руб. за пределами нашей страны не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, если суточные выше указанных сумм, этот налог с такого превышения с работника должен взиматься.

ВАЖНО! Иных ограничений по налогообложению суточных в командировке-2018 - 2019 нет.

Долгое время налоговые органы делали попытки взыскать НДФЛ с суммы суточных, выплаченных в утвержденном ТК РФ размере. Однако поскольку смысл командировки работника заключается в выполнении задач в интересах организации, суды не признавали такие суточные доходом работника (постановление ФАС Московского округа от 14.09.2010 № КА-А40/10158-10 по делу № А40-174845/09-76-1283).

В 2016 г. Минфином России было дано официальное разъяснение по данному вопросу — Письмо от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, в котором однозначно сказано, что налогом облагаются лишь суточные сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ

Выплата суточных при командировках в 2018 - 2019 году

Поскольку в ст. 168 ТК РФ сделана отсылка к локальному нормативному акту и коллективному договору, суточные при командировках в 2018 - 2019 году рассчитываются по нормам, установленным в этих документах. Локальным актом или коллективным договором могут быть предусмотрены разные выплаты:

• на случай отправления работника в крупный город или небольшой поселок;
• при длинных или коротких командировках;
• в зависимости от должности и т. п.

Расчет суточных при командировке делается исходя из предполагаемого среднего размера предстоящих затрат работника. Однако в дальнейшем подтверждать эти затраты какими-либо документами не нужно.

Суточные оплачиваются следующим образом:

1. Определяется дата отправления и количество дней нахождения работника в командировке.
2. Работнику выдается либо часть командировочных в виде аванса (п. 10 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749), либо полная сумма по решению работодателя. Если командировка заграничная, деньги перечисляются в валюте страны, куда едет сотрудник. Курс валюты должен соответствовать официальному курсу на дату выдачи аванса.
3. В течение 3 дней после прибытия из командировки работник должен отчитаться перед бухгалтерией обо всех расходах и приложить подтверждающие документы.
4. Бухгалтером составляется смета расходов и определяется окончательная сумма положенных выплат, в т. ч. суточных.

Выплаченные суточные не облагаются страховыми взносами (если не превышают лимит, установленный локальным актом) и не учитываются при расчете отпускных.

Суточные-2018 - 2019: изменения по российским командировкам

В 2015 был подготовлен проект постановления Правительства РФ «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749». Предложено было в пп. 10, 11, 18 постановления № 749 добавить слова «при направлении работника в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации», что предполагало обязательную выплату суточных только при заграничных командировках. В итоге Минфин РФ отказался от разработки данного акта.

Вопрос о выплате суточных при командировках в 2018-2019 годах по территории нашей страны остается без изменений.

Напомним, что с 01.01.2017 действует новое правило, по которому на суточные, превышающие 700 руб. по России и 2 500 руб. при загранкомандировках подлежат начислению страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ в редакции закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 243-ФЗ).

Размер и нормы суточных установлены только для госслужащих и военных. В частных организациях этот вопрос решается их руководством. В рамках сумм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ выданные работнику денежные средства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выплата суточных производится за каждый день, проведенный работником вне дома. Выдача суточных при командировках в 2018 - 2019 году остается без изменений.

В производственных целях руководство хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников со служебными заданиями в командировки. В ходе их выполнения работники осуществляют определенные затраты. В соответствии с действующим законодательством им положены суточные при командировках в 2018 году, а также возмещение документально подтвержденных расходов, осуществленных в таких поездках (проезд, услуги и т.д.)

Суточные при командировках в 2018 году – что изменилось

Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать, так как законодательные акты с их отменой так и не были приняты. Тем не менее, начиная со следующего года, вступает в этой сфере достаточно важное новшество.

До 1 января 2017 года ограничение по размере суточных, установленных в НК РФ, действовали только при исчислении НДФЛ у работника. При исчислении взносов освобождалась вся сумма суточных, определенных в соответствии с размерами, закрепленными в локальных актах организации.

Внимание! С начала же 2017 года вступают изменения в НК РФ в п. 3 ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми обложение взносами сумм доходов работников переходит под юрисдикцию ИФНС. В соответствии с этим применение лимитов суточных теперь станет распространяться и на исчисление взносов в ПФР, ФОМС, ФСС.

Это означает, что при выплате работникам суточных в размерах превышающих 700 р. (для России) и 2500 р. (для заграничных командировок) в расчете на одного сотрудника за каждый день командировки, нужно будет с сумм превышения платить взносы по действующим ставкам (ПФР - 26%, ФОМС - 5,1%, ФСС - 2,9 %).

Например: Иванов П.Б. в январе 2018 года был в командировке в г. Самаре для приобретения нового оборудования. Поездка длилась 5 дней. В соответствии с правилами ООО «Столица» ему были начислены суточные из размера 1000 рублей за стуки. Общая сумма составила 5000 рублей. Для целей исчисления взносов с суммы превышения были начислены отчисления:

(5*1000 - 5*700)*34%=510 р.

В 2016 году такого начисления делать не надо было.

Данное правило распространяется и на компенсацию документально подтвержденных расходов при однодневных поездках. Здесь также при превышении расходов сверх действующих лимитов потребуется исчислить обязательные страховые взносы на данную разницу.

Важно! В отношении же взносов при страховании от НС (так называемый «травматизм») данные нововведения не действуют, так как контроль за их исчислением остается у ФСС. Поэтому исчислять и уплачивать отчисления с разницы между установленным лимитом в НК РФ и действующим на предприятии не надо будет.

Размер суточных в 2018 году

Суточные при командировках в 2018 году определяются каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. Существующие лимиты, определенные в НК РФ, остаются действующими в отношении налогообложения НДФЛ и взносов на зарплату.

В настоящее время существуют следующие нормы суточных:

• Для командировок внутри страны - в сумме 700 р. в сутки на каждого сотрудника;
• Для заграничных поездок - в сумме 2500 р. в сутки на одного работника.

Если локальные нормативы выше данных лимитов, то компания с суммы разницы между ними должна как налоговый агент перечислять НДФЛ и исчислять и уплачивать взносы на обязательное страхование в соответствии с действующими ставками.

Важно! Для целей бухгалтерского учета действуют нормативы, установленные предприятием самостоятельно в его положениях. Так, например, размер суточных для командировки может быть установлен в таком ЛНА, как “Положение о командировках” с разбивкой по должностям.

При исчислении суммы суточных имеет значение количество дней периода, в течение которых сотрудник находился в служебной поездке. Ее началом считается день отбытия командируемого.

В настоящее время для подтверждения данного периода необязательно оформлять командировочное удостоверение, достаточно посмотреть дату на соответствующем документе (например, на билете на поезд, самолет, автобус).

Если на основании этого бланка можно определить время отбытия, то даже если человек уехал в конце суток (до 24-00 часов), то они полностью принимаются к учету. В аналогичном порядке определяется и день завершения служебной поездки. Если работник возвращается на основании билета в 0-01 часов, то это уже будут являться последующими сутками, и сотруднику полагаются суточные за весь такой день.

Внимание! Также нельзя забывать, что на дни служебной . Они также включаются в состав командировки, как и дни вынужденного простоя, периода нетрудоспособности во время поездки.

Руководство на основании письменного распоряжения имеет право отозвать своего сотрудника из командировки. В этом случае оно обязательно должно в приказе отразить причину этого. В командировку при этом включаются только дни фактического нахождения работника в поездке. Если ему были ранее выданы суммы, которые из-за отзыва он не потратил, он должен их вернуть.

Когда администрация принимает решение о новой командировке, все бланки необходимо составлять заново.

Суточные в 2018 году по России

Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать несмотря на неоднократные попытки исключить данную статью из сумм расходов при налогообложении прибыли. В основном это связано с попыткой увеличить поступление налогов в бюджет.

Напомним, что законодатели хотели убрать расходы в виде суммы суточных, заменив их строго определенным перечнем командировочных расходов, которые обязательно должны были бы иметь документальное подтверждение. Для предприятия это грозило увеличением налоговой нагрузки.

В настоящее время размер суточных определяется каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. То есть, предприятиям разрешается устанавливать размер суточных в фиксированных суммах.

При этом не было принято и никаких ограничений по данным нормативам и на региональном уровне. Проекты законов рассматривали и такое нововведение по установлению нормативов в зависимости от места назначения командировки (региона).

Внимание! Суточные при командировках в 2018 году определяются исходя из количества дней поездки, определяемых на основании подтверждающих документов и утвержденных предприятием нормативов данных расходов в день на одного сотрудника.

Суточные при командировках за границу

Если работник едет в заграничную поездку, то на выдаваемые суточные при командировках в 2018 году действуют сразу несколько законодательных актов. Кроме общепринятого Постановления № 749, для компаний бюджетной сферы необходимо еще принимать во внимание Постановление № 812 от 26 декабря 2005 года.

Оно устанавливает максимальную сумму суточных в долларах США для каждой иностранной страны. Несмотря на то, что для коммерческих предприятий это постановление не является обязательным, ответственные лица также могут использовать его.

Максимальная сумма суточных для поездок за границу законодательно не ограничена, и может быть установлена в каждом предприятии самостоятельно. Однако для целей начисления социальных взносов необходимо использовать норму в 2500 р. Если размер выплаты работнику больше этой нормы, то сумму свыше необходимо будет начислить НДФЛ и удержать его с сотрудника, а также рассчитать полный объем социальных взносов.

При расчете положенных суточных необходимо разделить весь маршрут на время нахождения сотрудника на территории России, и дни за границей в другом государстве. Все дело в том, что для каждого периода размер суточных необходимо считать отдельно, при этом выплаты за дни нахождения на территории страны выполняются в рублях, а за границей - в валюте принимающего государства.

Внимание! Для точного определения этих дней используются таможенные штампы в загранпаспорте. При этом день выезда из страны включается в срок пребывания за границей, а день возвращения - в срок нахождения в России. Если при пересечении границы не проставлялись штампы (к примеру, при поездках в страны СНГ), то даты определяются по проездным билетам.

Бухгалтеру, который занимается расчетом и выдачей суточных необходимо помнить про курсовые разницы, поскольку Центробанк обязывает рассчитывать рублевый эквивалент выплаты в момент выдачи и сдачи авансового отчета - при выдаче сумма может быть меньше 2500 рублей при пересчете в национальную валюту, а в момент подачи документов больше, или наоборот.

Суточные при однодневной командировке

Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.

Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:

• проезд;
• оплата обедов;
• оплата телефонной прочей связи;
• и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.

Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).

Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.

Важно! Если работник не смог предоставить документы, но администрация все же приняла решение об их компенсации, то в установленных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) оплаченные расходы не считаются доходом работника. Если же была компенсирована сумма больше этой, то с превышения необходимо будет заплатить налог НДФЛ и отчисления в фонды.

Для работников, у которых установлен разъездной характер работы, однодневная поездка не может считаться командировкой.

Внимание! Если работник едет на один день в зарубежную командировку, то суточные ему должны быть выплачены, но их сумма ограничена 50% от обычного размера.

Документы для подтверждения суточных

В 2015 году законом было разрешено не оформлять для командировки служебное задание. Тогда для того, чтобы подтвердить общую продолжительность командировки необходимо использовать проездные билеты, документы о заселении в гостиницу и иные бланки.

Все они, совместно с , после возвращения должны передаваться в бухгалтерию. Если таких документов нет, то в принимающей компании можно запросить копию приказа или служебную записку с отметками ответственных лиц и оттиском печати.

С 2016 года вступило в действие положение об использовании командированным лицом своего личного транспорта с целью прибытия на место командировки и убытия из него. В качестве подтверждения в этом случае используется служебная записка от него с приложенной к ней путевым листом и чеками по ГСМ.

А вот предоставлять документы, подтверждающие цели расходования, да и вообще факт расходования полученных суточных сотрудник не обязан. Работодатель обязан их выплатить в установленном размере по закону, а вот как и на что работник их потратит - его личное дело.

Обязанности работающих на предприятии людей зависят от их профессии и сферы деятельности организации. Но в любом производстве есть такие моменты, которые нельзя решить на постоянном месте работы. Для решения подобных задач руководители организовывают командировки, представляющие собой поездки, направленность и цели которых решает работодатель. Отправлять можно только тех сотрудников, кто официально зарегистрирован на предприятии. Отношения между командировочным и руководителем должны быть урегулированы посредством трудового договора, призванного защищать интересы рабочего.

Если эти два условия не соблюдаются, то траты, сделанные сотрудником во время поездки, уже могут не компенсироваться предприятием, так как не будут иметь статус командировочных.

На покрытие денежных затрат, которые будут происходить во время поездки, работнику предоставляются командировочные расходы и суточные.

Суточные - это выплаты, предназначенные для покрытия ущерба от проживания сотрудника «не у себя дома» . Размер суточных в 2017 году остался таким же, как и в прошлом: 700 рублей при командировках по России и 2500 руб , если сотрудник отправляется за границу.

К командировочным расходам, в свою очередь, относятся такие статьи как аренда жилья, проезд, затраты на оформление визы и т. д. Командировочные расходы и суточные выплаты это не одно и тоже понятие. За первые работник будет обязан отчитаться, а за вторые он ничего подтверждать не должен.

Порядок начисления суточных в 2017 году

Оформление командировок в 2017 году начинается с подписания руководителем предприятия приказа о назначении сотрудника в состав командировки и заканчиваются полным отчетом последнего о затратах денежных средств, выданных ему в качестве командировочных (авансовые отчеты).

Размер суточных в 2017 году: командировка по России и за рубеж.

Если он направляется за границу, то выплаты составят 2500 руб. ежедневно, при отправлении по территории РФ сотрудник будет получать 700 руб. Это цифры, прописанные в законе. Работодатель может их уменьшить или увеличить по своему усмотрению и в связи с финансовым состоянием организации. Размер суточных выплат должен регламентироваться определенным документом.

Суть в том, что если размеры станут выше представленных, то облагаться НДФЛ с суточных будут в зависимости от разницы. Поэтому на некоторых предприятиях во избежание составления лишних расчетов оставляют положенные законом нормативы. Размер суточных в 2017 году не изменился по причине инфляции.

Существуют также и однодневные командировки. Минимальный срок командировки в 2017 году, по крайней мере, по России не оплачивается, за поездки через границу отчисляют 50% от размера соответствующего вида суточных. Опять же руководитель может назначить некоторые суммы в счет оплаты столь коротких командировок, НДФЛ с суточных также облагает разницу.

Помимо двух вышеописанных видов командировочных поездок имеются еще командировки в страны СНГ. Они находятся на отдельной позиции из-за того, что въезд на территорию этих государств не обременен визами.

Отчисление суточных выплат и командировочных затрат обязательно отражаются в отчетности предприятия. Чуть ранее планировалось прекращение подобных выплат, но, как стало известно, в 2017 году они не пропадут. Данное обстоятельство очень порадовало тех, кто часто ездит в командировки.

Кстати, те люди, в чьих трудовых договорах прописано, что поездки-это часть их профессиональных обязательств, не имеют право получать положенные командированным работникам выплаты, так как их поездки не подпадают под эту категорию. Они просто выполняют свои прямые обязанности.

Авансовый отчет за потраченные суточные

Образец заполнения авансового отчета по командировке:

Суточные в 2017 году не требуют какого-либо объяснения. Оформление командировок в 2017 году выражается не только в предоставлении авансовых отчетов, еще одним обязательным документом стала так называемая служебная записка, в которой заполняются необходимые данные о целях и пункте назначения.

Этот список до появления некоторых официальных распоряжений был существенно больше, включая в себя несколько видов журналов, командировочный билет и т.д.

Суточные в 2017 году являются обязательным условием отправки работника в командировочную поездку.

Сотрудник того или иного предприятия, отправившись в командировку и потратив определенное количество денег на текущие расходы, имеет законное право их компенсировать . Рассмотрим порядки и нормы расчета этих величин, а также правила, на основании которых нужно действовать.

Служебная командировка представляет собой поездку работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением работодателя, она длится определенное время и проходит вне постоянного рабочего места.

Когда сотрудник отправляется в командировку, за ним происходит сохранение рабочего места и среднего размера заработка. Более того, со стороны работодателя возмещаются абсолютно все расходы, связанные с командировкой.

День, когда произошел выезд в командировку – это дата отправления транспорта в другой город . День приезда – это дата его прибытия на место постоянной занятости .

До 2015 года при отправке сотрудника по служебным делам происходило оформление командировочного удостоверения. Именно оно и являлось подтверждающим фактором для срока пребывания.

Но впоследствии оно было отменено, вместо этого работодатель вправе предъявить билет на транспорт, в котором указывается дата и время поездки.

Кого можно, а кого нельзя отправлять

Согласно общим положениям трудового кодекса, существует перечень сотрудников, которые не могут быть отправлены в командировку работодателем ни под каким предлогом. Это отражено в нескольких статьях законодательства .

1. Согласно ст. 203 ТК РФ , в период функционирования ученического соглашения работники не могут быть привлечены к внеурочному труду и, как следствие, направляться в служебные командировки.
2. В ст. 259 ТК РФ оговорено, что беременные женщины и лица, имеющие семейные обязанности, не могут быть привлечены к дополнительному труду ночью, во время выходных и праздничных дней.
3. Направление в служебные поездки, как и привлечение к излишнему труду, запрещено для женщин, которые являются матерями детей до 3-х лет, но можно направить их в командировку с письменного согласия и при наличии медицинского разрешения.
4. Запрет распространяется и на одиноких матерей/отцов, воспитывающих детей до 5 лет, а также на родителей, имеющих детей-инвалидов, ухаживающих за больными членами семьи.
5. Не могут отправиться в другой город по долгу службы и сотрудники, не достигшие возраста 18 лет. Но в качестве исключения выступают представители творческих профессий, выполняющие свои должностные обязанности в СМИ, кинематографии, театре.

Минимальные и максимальные размеры

Размеры расходов на командировку в сутки называются «суточные» . Конкретных лимитов по этим суммам не существуют, они устанавливаются в пределах каждого предприятия в отдельности и отражаются во внутренней документации.

Малые предприятия нередко ограничивают эти расходы величиной в 700 рублей. Если суточные расходы превышают указанную величину, они выступают в качестве базы для налогообложения в определенном отчетном периоде. Для заграничных поездок лимит суточных затрат, не облагаемый сборами, составляет 2500 руб .

Принципы работы онлайн-сервисов

Сейчас работники могут не тратить свое время на длительные расчеты, ведь вместо них сделать это могут специальные калькуляторы . Данные специализированные сервисы на основании введенных нескольких данных помогут рассчитать остальные величины и сделать это максимально точно.

Вот основные данные , которые фигурируют в классических калькуляторах, используемых для расчета командировочных величин.

1. Период командировки . Выше было указано, по каким принципам рассчитывается первый и последний день отъезда. К слову, если транспорт, курсирующий в другой населенный пункт, отправляется до 00.00 часов, то стартом командировки считаются текущие сутки. Если это произошло после 00.00, то отсчет начинается с последующего дня.
2. Вит документа на проезд . Чтобы грамотно создать справку расчетных мероприятий, необходимо внести сведения об используемом проездном документе. Например, это может быть авиабилет, квиток на ЖД-транспорт, автобус, чек по расходу топлива на служебный автомобиль. Нужно отобразить не только тип документации, но и указать ее дату, номер, сумму.
3. Документ о найме жилья . Здесь необходимо указать аналогичные сведения, связанные с датой ренты, номерными значениями и суммой расходов. Сделать это достаточно просто, умножив среднюю суточную ставку на количество суток, в течение которых арендовался объект размещения.
4. Дополнительные затраты . О них должен быть обязательно уведомлен работодатель, иначе расходы будут отнесены к категории личных затрат и не будут возмещены. Здесь отображается тип расхода и его сумма.

Грамотное и последовательное заполнение документа позволит осуществить расчетные мероприятия максимально точно и полноценно .

Как рассчитать по шагам c примерами

Порядок, в рамках которого происходит исчисление заработной платы, детально отображен в рамках ст. 139 ТК РФ . В развитии этого направления также присутствует соответствующее Положение, в котором оговариваются особенности порядка исчисления среднего показателя зарплаты.

А вот и несколько шагов , на основании которых можно осуществить расчетные действия по среднему заработку для командировки.

Этап 1. Подсчет количества дней, которые были отработаны по факту

Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.

Этап 2. Определение суммарного дохода

Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.

Этап 3. Уточнение дневного заработка

Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.

Этап 4. Выяснение суммы, начисляемой за командировку

Здесь стоит учесть один ключевой момент . Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.

Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.

Особенности выплаты и расчета

Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.

1. Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
2. По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
3. В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
4. Работник может претендовать на получение потраченных денег.
5. В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.

Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.

Подсчет расходов на проезд

Если функционирование организации не подразумевает предварительный заказ проездных документов, работник вправе заняться организацией своей командировки самостоятельно .

Чтобы сотрудники не «наглели» и не летали бизнес-классом или не использовали вагоны повышенной комфортности, работодатели могут установить определенные лимиты .

Вот несколько моментов , которые устанавливаются работодателями, прежде чем сотрудник начнет процесс организации своей командировки:

• если речь идет о железнодорожном транспорте, то допустим проезд только в вагоне скорого фирменного поезда, причем вагон должен относиться к категории «купе»;
• если отправление в путь происходит на водном судне, то каюта должна относиться к пятой группе, а сам транспорт – к объекту регулярных транспортных линий с комплексным сервисом;
• если сотрудник отправляется в командировку на самолете, билеты нужно покупать на эконом-класс;
• можно поехать и на автомобиле, на любом общественном транспорте, кроме личного такси.

По оплате жилья

Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд . Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.

Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.

Прочие расходы

В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда , потому что:

• ограничений в размере этих затрат не имеется;
• все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
• расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.

Оформление загранкомандировок

В ходе отправления сотрудника в командировку за рубеж работодателем оформляется соответствующий приказ по форме T-9. В нем отображаются данные о месте, целевых задачах, сведения о командируемом работнике.

Перед отправлением выдается аванс – наличными или на карту, его сумма определяется на базе продолжительности командировки. После возвращения сотрудник выдает своему работодателю подробный авансовый отчет о потраченных суммах. Все расходы отображаются в нескольких учетах, составляются сметы.

Отражение в бухгалтерском учете

В документе, именуемом планом счетов, есть специальный счет 71 , предназначенный для расчетных операций с подотчетными лицами. Он применяется для расчетных действий абсолютно со всеми подотчетными сотрудниками.

Дебетовый счет

В Дебет этого счета заносятся все суммы, которые были выданы сотруднику. Получается, что выдача сотруднику определенной суммы отображается в рамках проводки Дт. 71 Кт. 50 .

Если у сотрудника по возврату остается какая-то сумма, то ее возврат происходит в кассу организации, при этом заполняется кассовый ордер, и формируется соответствующая проводка Дт. 71 Кт. 50 .

Кредит счета 71

Списание расходов производится на разные счета , в зависимости от целей командировки.

1. Например, если она имеет взаимосвязь с базовым видом деятельности фирмы, то проводка выглядит как Дт. 20 Кт. 71 .
2. Если сотрудник отправился для приобретения основных активов, то Дт. 08 Кт. 71 .
3. Если командировка имеет развлекательное значение, то списание расходов происходит как Дт. 91/2 Кт. 71 .

Ниже представлен пример расчета командировочных и суточных.

13.02.2018, 17:21

Экономика находится в кризисном состоянии, и организации вынуждены экономить буквально на всем. Одна из возможностей сократить издержки – уменьшить расходы на служебные командировки. В связи с этим у работодателей возникает вопрос, какие нормы минимальных суточных в командировке в 2018 году. Специально для читателей наши специалисты подготовили ответ на этот вопрос.

Командировка немыслима без суточных

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:

• приказом руководителя (подробнее об этом см., « »);
• локальным актом (подробнее об этом см., « »);
• в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.

Суточные не могут быть меньше минимальных

Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2018 году.

Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):

• за каждый день нахождения в пути, включая день отъезда в командировку и возвращения из нее (подробнее об этом см., « »);

• за каждый день пребывания в командировке, в том числе, выходные и нерабочие праздничные дни (подробнее об этом см. « »).