Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации. Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.

Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 "Товары" и забалансовых счетов, а с другой стороны - подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 "О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров";

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 "Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами";

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности";

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению" и другими.

Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

• скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);
• легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);
• легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);
• обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);
• убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);
• легковоспламеняющиеся и другие

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

• цена,
• сорт,
• марку,
• мерность,
• класс,
• другие признаки, определяющие цену.

К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую - материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути товарам - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
• по отгруженным товарам - копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1. опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;
2. проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
3. убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
4. снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
5. получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
6. проверить правильность всех весоизмерительных приборов;
7. получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой "Очищенные" или "Неочищенные". Массу неочищенных товаров указывают в графе "Масса брутто", а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) - в графе "Масса нетто".

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дебет 41 "Товары"
Кредит 91-1 "Прочие доходы".
Недостача товаров отражается записью:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит 41 "Товары".

УЧЕТ ПЕРЕСОРТИЦЫ ТОВАРОВ.

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

• отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
• недостаточный внутренний контроль движения товаров;
• халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;
• излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
• в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.
В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Если виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения.

Дебет 44 "Расходы на продажу"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):
Для целей налогообложения расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, принимаются в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в составе внереализационных средств, не связанных непосредственно с производством и реализацией.

В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

При этом в учете, суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, и делается следующая проводка:
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример 1. Торговое предприятия ООО "Урожай" провело инвентаризацию остатков товаров по состоянию на 1 марта.
В ходе инвентаризации было установлено:
излишки пшеничной муки первого сорта - 50 кг по покупной цене 8 рублей;
недостача пшеничной муки высшего сорта - 50 кг по покупной цене 12 рублей;
Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджету.
Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда.
Недостача 50 кг муки высшего сорта была зачтена излишками 50 кг муки первого сорта.
Стоимость излишков муки первого сорта составила: 50 кг х 8 рублей = 400 рублей.
Сумма недостачи муки высшего сорта равна: 50 кг х 12 рублей = 600 рублей.

Значит, при зачете пересортицы образовалось превышение суммы недостачи над суммой излишков - 200 рублей (600 рублей - 400 рублей).
В учете ООО "Урожай" должны быть сделаны следующие проводки:

Окончание примера.

Пример 2. Несколько изменим условия примера 1.
В результате инвентаризации на складе ООО "Урожай" была выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей за кг на общую сумму 600 рублей и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 рублей за кг.

Руководитель ООО "Урожай" принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8,30 рублей за кг.

В результате зачета недостачи 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей излишками муки первого сорта по цене 8 рублей, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 рублей (50 кг х (12 рублей - 8 рублей)), которое отнесено на виновное лицо.

Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на общую сумму 415 рублей.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
94	41	200	Отражено превышение недостачи над излишками
94	68	20	Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками;
41	91-1	415	Приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета
73-2	94	220	Недостача отнесена на виновное лицо
70	73-2	220	Удержано из заработной платы работника

Окончание примера.

Мы уже отметили, что нормы естественной убыли, которые налогоплательщик сможет применить в целях налогообложения, должны быть утверждены Правительством Российской Федерации.

Однако на сегодняшний день, такие нормы утверждены только в отношении зерна, продуктов его переработки и семян масличных культур при хранении (Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 января 2004 года №55 "Об утверждении норм естественной убыли") и нормы естественной убыли при хранении минеральных удобрений (Приказ Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации от 31 января 2004 года №22 "Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции").

На все остальные виды товаров такие нормы отсутствуют, следовательно, любая недостача в целях налогового учета будет считаться сверхнормативной. А раз так, то по суммам возникающих недостач в организациях торговли будет обязательно возникать разрыв между данными бухгалтерского и налогового учетов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Правила инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) определены в пунктах 3.15-3.26 гл. 3 правил проведения инвентаризации . Порядок бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей определяется в ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» . Более подробно учет товарно-материальных ценностей рассмотрен в разделах справочника «Учет материалов» и «Учет товаров» .

Перед проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо проверить наличие и состояние карточек складского учета, товарных отчетов и других регистров аналитического учета.

При инвентаризации комиссия должна в присутствии материально-ответственных лиц проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем пересчета, перемеривания или перевешивания. При хранении товарно-материальных ценностей на разных складах с одним материально-ответственным лицом инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. В рамках одного склада пересчет ценностей проводится в порядке их расположения в помещении хранения.

Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием количества, вида, группы, артикула и прочих необходимых характеристик. В случае обнаружения расхождений и неточностей в наименовании или основных характеристиках товарно-материальных ценностей в описи указываются правильные сведения.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, должны приходоваться после инвентаризации по реестру или товарному отчету. Во время инвентаризации эти ценности заносятся в отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма, а на приходном документе делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи. В случае, если в следствие производственной необходимости происходит отпуска ценностей во время проведения инвентаризации, отпущенные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

На товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, составляется отдельный акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути по форме ИНВ-6 . В этом акте по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок, формируется акт инвентаризации товаров отгруженных по форме ИНВ-4 . В акте по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

На товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, формируется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5 . Записи в опись заносятся на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указываются наименование ценностей, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Суммы должны подтверждаться надлежаще оформленными первичными документами.

Тара отражается в описях по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Если в результате инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием и учетными данными формируется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19 . Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных ценностей должна быть произведена с учетом рыночных цен. Выявленные при инвентаризации излишки и недостачи ТМЦ отражаются в бухгалтерском учете организации.

Инвентаризация ТМЦ - порядок проведения и учет результатов по ней - актуальный вопрос для всех, кто работает с материальными ценностями. Любая деятельность невозможна без использования материальных объектов. Даже производство виртуальных «продуктов» требует наличия оргтехники, носителей информации и т. п., не говоря уже о более традиционных сферах бизнеса. Рассмотрим, как нужно проводить инвентаризацию имущества и отражать ее результаты в учете.

Понятие инвентаризации

В идеале все материальные ценности и обязательства компании по факту должны соответствовать данным бухучета. Для того чтобы максимально приблизиться к идеалу, и существует такой метод учета, как инвентаризация. Она представляет собой периодическое сопоставление фактических и учетных данных по имуществу и обязательствам компании.

Кроме проверки наличия объектов и обеспечения достоверности учета, инвентаризация преследует следующие цели:

1. Анализ состояния имущества с точки зрения его рыночной стоимости и необходимости переоценки или списания.
2. Проверка соблюдения условий эксплуатации основных средств и хранения других видов ТМЦ.
3. Выявление просроченной задолженности и анализ причин ее возникновения.

Инвентаризация проводится не только по собственному имуществу и обязательствам, но и по арендованным объектам, а также по ценностям, принятым для переработки.

Когда необходимо проводить инвентаризацию?

Условия, при которых инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке, перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н:

• перед составлением годовой отчетности (кроме тех объектов, по которым уже проводилась проверка после 1 октября текущего года);
• при любых видах отчуждения имущества, а также при его сдаче в аренду;
• при замене МОЛ;
• при выявлении фактов преступных посягательств на имущество;
• после любых форс-мажорных ситуаций, которые могли привести к порче материальных ценностей (например, пожара);
• при реорганизации или ликвидации компании.

Кроме установленных законом случаев, инвентаризация может проводиться и в других ситуациях, по решению руководства организации. Например, в рамках внутренней аудиторской проверки.

Регламент проведения инвентаризаций должен быть отражен в учетной политике.

Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях

В общем случае инвентаризация всех видов имущества и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год. Однако из этого правила есть исключения, связанные с особенностями отдельных групп активов. Основные средства разрешается проверять один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.

В части основных средств (ОС) это можно объяснить тем, что по данной группе активов количество единиц и их «изменчивость», как правило, минимальны по сравнению с другими категориями имущества. Что же касается библиотек, то предусмотренное законом послабление, видимо, связано с большой трудоемкостью пересчета книжных фондов.

Кроме того, в районах Крайнего Севера товары и материалы можно проверять не при наступлении одного из событий, перечисленных выше, а в период их минимальных остатков. Это связано с особенностями поставки ТМЦ в труднодоступные северные районы, которая производится, главным образом в летний период (так называемый Северный завоз).

Приказ об инвентаризации материальных ценностей

Как и любая операция в бухучете, инвентаризация сопровождается составлением подтверждающих документов. В первую очередь, чтобы можно был начать процедуру, оформляется соответствующий приказ.

Данный документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это постановление утверждает не только образец приказа на инвентаризацию ТМЦ, но и формы всех других необходимых документов, связанных с проведением инвентаризации, которые будут рассмотрены ниже (акты, описи и т. п.).

Хотя экономические субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать первичные документы, на практике большинство бизнесменов при проведении инвентаризации пользуются формами, разработанными Госкомстатом. Поэтому далее в качестве примеров будем рассматривать именно их.

Образец приказа по инвентаризации материальных ценностей содержит всю информацию, необходимую для ее проведения:

• проверяемое имущество;
• местонахождения проверяемых объектов;
• основание для проведения;
• сведения о комиссии;
• период проведения и дату завершения инвентаризации.

Образец приказа по инвентаризации товарно-материальных ценностей можно скачать .

Порядок проведения инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Первый этап проведения инвентаризации был описан в предыдущем разделе. Это принятие решения о проведении и издание соответствующего приказа, определяющего ее параметры (см. образец приказа о проведении инвентаризации имущества).

Затем нужно зафиксировать остатки имущества и обязательств по данным учета на момент начала проверки. Материально ответственные лица (МОЛ) должны дать расписку о том, что все поступившие и выбывшие ТМЦ на момент начала проверки оприходованы и списаны, а документы сданы в бухгалтерию.

Во время инвентаризации не должны производиться никакие операции с проверяемыми объектами.

Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете. Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.

Акт, образец сличительной ведомости и другие итоговые документы при инвентаризации товарно-материальных ценностей

Формат оформления результатов инвентаризации зависит от категории актива. Это может быть акт инвентаризации или инвентаризационная опись. Опись составляется при инвентаризации объектов, наличие которых можно проверить физически, — основных средств и других ТМЦ. Если проверяемый объект не находится на территории предприятия или вообще не имеет физической формы и контролируется на основании документов, то составляется акт. Это относится, например, к расчетам с контрагентами, отгруженным товарам, расходам будущих периодов и т. п.

Независимо от вида объектов, итоговый документ будет содержать следующую информацию:

1. Сведения об организации.
2. Дата инвентаризации.
3. Категория объектов.
4. Место нахождения (для ОС и ТМЦ).
5. Перечень объектов с указанием их характеристик, количества и стоимости (оценки).
6. Сопоставление фактических и учетных данных по объектам.

Образец акта результатов инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей можно скачать .

Не знаете свои права?

Если по результатам инвентаризации ОС или ТМЦ обнаружены отклонения от данных учета, то заполняется дополнительный документ — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19) или ОС (ИНВ-18).

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ можно скачать .

Укрупненно все результаты инвентаризаций за год отражаются в форме ИНВ-26 «Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией». Эта форма содержит данные о выявленных отклонениях и их отражении в учете по группам активов.

Отражение в учете результатов инвентаризации ОС и других ТМЦ

Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности. Поэтому при обнаружении отклонений их следует отразить в учете. Для ОС и других ТМЦ вариантов здесь может быть три — излишек, недостача или пересортица (ее можно считать комбинацией излишков и недостач).

Излишек относится на прочие доходы в корреспонденции с соответствующим счетом, в зависимости от вида актива. Оприходование излишков производят по рыночным ценам:

Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.1.

Выявленная недостача сначала отражается по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны несколько вариантов ее списания.

Дт 20, 23, 44 Кт 94.

Если размер нормы не установлены или недостача превышает их, то следует выявить виновное лицо. Если виновник — сотрудник компании, то сумма недостачи списывается за его счет:

• Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты с виновным лицом;
• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из заработной платы;
• Дт 50 Кт 73 — сумма недостачи добровольно внесена в кассу компании.

При взыскании с виновного лица следует учитывать положения ст. 241-243 ТК РФ. Если виновное лицо не является материально ответственным, в общем случае взыскать сумму недостачи можно только в пределах среднего месячного заработка. Взыскание полной суммы с виновника, не являющегося МОЛ, допускается только в особых случаях, например, если ущерб явился результатом противоправных действий или был причинен в состоянии опьянения.

Если выявленная недостача больше суммы, возможной для взыскания, оставшаяся сумма недостачи списывается на убытки. Аналогичная операция производится, если виновник не установлен:

Дт 91.2 Кт 94.

Особенности учета пересортицы

Иногда при проведении инвентаризации выявляется так называемая пересортица, т. е. ситуация, когда имеют место излишки по одним видам ТМЦ и недостача по другим.

По решению руководителя компании излишки могут быть зачтены как уменьшение недостачи, если они обнаружены у одного и того же МОЛ по одной товарной группе. В этом случае ответственное лицо должно дать подробные объяснения причин пересортицы.

Если после зачета пересортицы остались «незакрытые» недостачи или излишки, они учитываются на общих основаниях, как описано выше.

Отражение результатов инвентаризации расчетов

Отклонения могут быть выявлены не только по материальной части активов, но и по расчетам с контрагентами. В этом случае возможны два варианта: некорректное отражение суммы взаимной задолженности или пропуск срока списания просроченных долгов.

Некорректное отражение долга может возникнуть, например, из-за технических ошибок при занесении приходных документов в информационную базу. Выявляется оно, как правило, при сверке расчетов. В этом случае делается корректирующая проводка, аналогичная обычной операции оприходования ТМЦ. Например, если товар был ошибочно оприходован на меньшую сумму:

Дт 41 Кт 60 — на сумму выявленной разницы между данными учета и первичных документов.

Также в ходе инвентаризации расчетов может быть выявлена задолженность, подлежащая списанию вследствие истечения срока исковой давности.

Дебиторская задолженность может быть списана за счет резерва:

Дт 63 Кт 62 (60, 76…).

Если резерв не создавался или его суммы недостаточно, то остаток задолженности списывается на убытки:

Дт 91.2 Кт 62 (60, 76...).

Сумма задолженности должна в течение пяти лет после списания учитываться на забалансовом счете 007.

Просроченная кредиторская задолженность относится на прочие доходы организации:

Дт 60 (62, 76…) Кт 91.1.

Во всех случаях выявления просроченной задолженности нужно проанализировать причины ее появления и получить объяснения ответственных лиц.

***

Инвентаризация имущества и обязательств — один из методов бухучета, позволяющих обеспечить его достоверность. Она заключается в сравнении фактического наличия объектов учета с бухгалтерскими данными. Результаты инвентаризации оформляются документально. В случае обнаружения отклонений их суммы отражаются в учете.

Во время проведения учета имущественных объектов появляется необходимость четкого фиксирования количества и разновидностей товарно-материальных ценностей, для чего оформляют инвентаризационную опись по утвержденному или произвольному образцу. Наиболее часто организации используют удобную форму ИНВ-3. Ее бланк, готовый пример заполнения и инструкция по оформлению подробно рассмотрены в статье.

Основное назначение – отражение наименования и точного количества всех товаров, продуктов, сырья и других имущественных объектов во время проведения процедуры учета:

• в местах, где они хранятся в постоянном режиме (склады, специальные помещения);
• на всех этапах перемещения в пределах территории предприятия (например, по цехам, лабораториям, складам, прочим помещениям).

Основные функции:

1. Она содержит данные о фактическом количестве всех учтенных единиц товаров, сырья, готовой продукции и т.п.
2. Служит основным источником информации для составления отчетных документов после проведенного учета.
3. На основе данных описи можно сделать вывод о расхождениях в фактическом количестве и тем, которое числится на остатках. Также можно предположить возможные причины излишек и/или недостатка, отследить перемещение имущественных объектов, оптимизировать логистические потоки на складе, предпринять меры по недопущению хищения или порчи товаров и т.п.

Бланк и образец 2019 г.

В течение 15 лет (с 1998 по 2013 гг.) всем компаниям (ИП, ООО, ПАО и другим) предписывалось использовать только форму ИНВ-3. Однако с начала 2013 года и до сегодняшнего дня каждая фирма сама вправе выбирать, какой именно бланк использовать для того, чтобы зафиксировать наличие товарно-материальных ценностей.

Как правило, продолжают применять старый бланк. Он содержит такие сведения:

1. Сведения об организации – полное или сокращенное название, коды по ОКУД и ОКПО, вид деятельности.
2. Основание для проведения – обычно издается приказ об инвентаризации. Пример и подробную инструкцию по составлению этого документа можно найти здесь.
3. Номер – как правило, применяется сквозная нумерация, которая обнуляется с наступлением нового календарного года.
4. Дата составления документа.
5. Даты начала процедуры инвентаризации и ее предполагаемого окончания (всегда указываются обе даты, даже если они совпадают).
6. Объект, по которому производится учет – это обобщенное название товарно-материальных ценностей, которое и вписывается в образец документа.
7. Дата фактического снятия остатков ценностей на тот день, когда предполагается начало процедуры инвентаризации.
8. ФИО, должность, подпись и расшифровка подписи материально ответственного лица – обычно это кладовщик, заведующий складом.
9. Собственно перечисление ТМЦ – перечень оформляется в виде таблицы, в которой есть 13 граф: номер, название, сорт, код ценности, сумма по фактическому наличию и по документам бухгалтерской отчетности и другие (как показано на примере ниже).
10. Итоговые количества по странице и по описи (порядковые номера, физические единицы и сумма в рублях).
11. ФИО, подписи, должности председателя и членов комиссии, которые непосредственно проводили процедуру инвентаризации.
12. ФИО, подпись, должность сотрудника, на которого возложена материальная ответственность (кладовщик или заведующий складом).
13. ФИО, подпись, должность главного бухгалтера как лица, проверившего информацию в документе по всем группам товарно-материальных ценностей (по образцу).

Пустой бланк представлен ниже:

А вот готовый пример заполнения:

Инструкция по составлению

Инструкция с правилами заполнения разработана Госкомстатом. Инструкция предусматривает такой порядок действий:

1. До проведения учета необходимо получить оригинальную расписку от каждого сотрудника, который материально ответственен за товары. Эта расписка служит основным документом, свидетельствующим о том, сколько ТМЦ имеется в наличии в соответствии с данными по остаткам.
2. Во время проведения учета каждый сотрудник фиксирует количество товаров, сырья и других объектов на бумаге или в ином удобном виде, после чего все данные обобщаются на собрании комиссии.
3. Итоговые цифры переносятся в опись в печатном виде или рукописном. При этом важно понимать, что фиксируются данные только по исправным предметам, сохранившим товарный вид и комплектацию. Если же ценность испорчена полностью или частично, утратила товарный вид, она фиксируется в других документах (например, акт о порче товарно-материальных ценностей).
4. Составляется документ в двух одинаковых оригинальных экземплярах:

• один будет передан для бухгалтерии – далее сотрудники составляют сличительную ведомость на основе данных описи;
• другой остается у работника, на которого возложена материальная ответственность (или сразу у нескольких лиц, для чего может понадобиться составление дополнительного количества экземпляров).

1. Если впоследствии будет обнаружено, что некоторые ценности не были учтены, допускается вписать их в табличную часть, указав те же сведения (количество, название, стоимость и другие). Остальные графы следует оставить пустыми.
2. Если учет проводится в связи с тем, что на отгруженные ТМЦ переходит право собственности, то данные по графе 13 следует пересчитать в те цены, которые указаны в договоре с контрагентом.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Никаких поправок, исправлений (в том числе с надписью «Исправленному верить»), помарок, разорванных частей быть не должно – вся информация по тмц должна быть корректной и однозначной.

Как создать файл в 1С: пошаговая инструкция

Если в компании продолжают пользоваться формой ИНВ-3, составить документ можно в электронном виде, а затем распечатать. Так заметно снижается риск ошибок, а также появляется возможность исправить текст без составления нового документа. Последовательность действий в программе 1С следующая:

1. В меню следует пройти открыть вкладку «Склад», пройти на «Инвентаризация», после чего нажать на «Инвентаризация товаров».
2. Далее нажимают кнопку «Создать».
3. Выбирают материально ответственное лицо.
4. Переходят в «Товары», нажимают «Заполнить», после чего переходят на остатки на складе.
5. Если количество товарно-материальных ценностей в бухгалтерских документах расходится с фактическим (в любую сторону), то необходимо прописать фактические данные по каждому такому товару или иному объекту.
6. Затем нужно внести всю информацию по проведению инвентаризации и данным по комиссии сотрудников, которые участвовали в этой процедуре.
7. Нажимают «Провести».
8. Выбирают «ИНВ-3» и выводят документ на печать.

Инвентаризация -- это прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества и обязательств экономического субъекта и ориентировочную информацию об их состоянии и стоимости.

Инвентаризации подлежат имущество клиента и его финансовые обязательства.

Аудиторская организация обязана:

Выяснить, как часто проводилась инвентаризация имущества и финансовых обязательств;

Проверить бухгалтерскую документацию по ранее проводившимся экономическим субъектом инвентаризациям;

Ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

Выявить дорогостоящие ТМЦ;

проанализировать систему учета ТМЦ и систему контроля экономического субъекта, выявить слабые и сильные стороны таких систем.

С точки зрения технологии аудиторского дела инвентаризацию можно рассматривать как метод получения наиболее ценных и достоверных доказательств о реальности и точности статей актива баланса, фактов совершения хозяйственных операций.

Участие в инвентаризации активов клиента или наблюдение за ее проведением позволяет сделать определенные выводы по всем трем основным направлениям аудиторской проверки.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

Инвентаризация ТМЦ на ЗАО «Реммашсервис» проводится один раз в год, в присутствии специально собранной комиссии.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) на ЗАО «Реммащсервис» заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносят в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно производится сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.