Учет отпускных сумм. Учет отпускных выплат. Выплаты по допотпускам списывайте за счет резерва, но не всегда

Каждый работник должен каждый год уходить в оплачиваемый отпуск. Минимальное количество дней отдыха, установленное законодательством – дней. Отпуск можно взять частями, но но в первый раз берут не меньше 14 дней. В этой статье мы рассмотрим каким образом рассчитывается отпуск и какие проводки по отпускным выплатам необходимо делать в учете.

Расчет и начисление отпускных

Чтобы найти сумму, причитающуюся в качестве отпускных, нужно умножить средний дневной заработок на количество дней отдыха. Отпуск считают в календарных днях, вместе с выходными. Если в этих днях есть официальный праздник, из-за которого организации по законодательству могут не работать, то он не входит в дни отдыха. Также, если во время отпуска сотрудник заболел, отдых будет увеличен на количество дней нетрудоспособности.

Для расчета среднего заработка исключаются выплаты, в течение предыдущих 12 месяцев по командировочным, больничным, пособиям, предыдущим отпускам. Соответственно из расчетного периода – дни, которые приходились на эти события.

Получаем средний дневной заработок: делим зарплату за 12 месяцев перед отпуском на 12 (месяцев) и на среднее количество дней в месяце – ,3. После этого умножаем полученную сумму на причитающиеся дни отдыха, указанные в заявлении и утвержденные работодателем. Это и есть сумма отпускных.

Если сотрудник какой-то из 12 месяцев, которые входят в расчет, у сотрудника были нерабочие дни, т.е. месяц отработан не полностью, средний дневной заработок для него считается иначе. Нужно пересчитать количество дней. Для этого отработанный период (включая выходные дни) в неполном месяце, умножают на фактическое число календарных дней в не полностью отработанном месяце, а затем делят на коэффициент .3. Полученное значение прибавляют к сумме, рассчитанной за полностью отработанные месяцы.

В ситуации, когда сотрудник устраивается на работу после новогодних или майских (1 и 2 мая) праздников, считается, что этот месяц он отработал не полностью. То же самое для случая, когда работник по уважительной причине в какие-то дни не находился на рабочем месте, но в другие дни у него были переработки.

Начисление отпускных в проводках

Начисляют отпускные по дебету счетов 20 ( , 23…),44 и т.д. и кредиту – в случае, если организации не нужно создавать резерв.

При наличии резерва по отпускам, начисление выглядит так: Дебет 96 Кредит .

Отчисление НДФЛ с отпускных: Дебет Кредит 68 НДФЛ.

Пример расчета отпускных и проводок

Сотрудник идет в отпуск в июле на 15 дней. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев до отпуска составила 578 382 руб. Из которых 742 руб. – прошлые отпускные за 18 дней августа прошлого года и 7144 руб. – больничный за 5 дней в марте.

Расчет отпускных:

1. Из общей суммы вычитаем те, которые не учитываются при расчете: 578 382 – 742 – 7144 = 542 496
2. Количество расчетных дней июня = 12 х 30 / ,3 = 12,3
3. Количество расчетных дней марта = х 31 / ,3 = 27,5
4. Общее расчетное количество дней = ,3 х 10 + 12,3 +27,5 = 332,8
5. Среднедневной заработок = 542 496 / 332,8 = 1630,10
6. Отпускные = 1630,10 х 15 = 24 451,44

Проводки:

Каждый бухгалтер знает: мало правильно и вовремя начислить и выплатить отпускные средства, при этом необходимо также точно и аккуратно выполнить документальное оформление операции. В частности, проводка, что начислены отпускные, должна быть именно в той графе бухгалтерского учета и с тем кодом, который положен. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Что такое отпуск?

Согласно трудовому законодательству каждому работнику любого предприятия или организации ежегодно полагается, как минимум, двадцать восемь оплачиваемых дней отдыха. Разумеется, при условии, что весь предшествующий год сотрудник отработал свое время полностью.

В теории и по документации все выглядит очень просто: при условии полноценно отработанного времени служащему подписывают заявление на отпуск, по предприятию издают приказ, на основании которого бухгалтерия насчитывает положенные выплаты, начисление отпускных отражается нужной проводкой, как минимум за три дня до начала отдыха сотрудник получает либо наличные на руки, либо средства на банковский счет.

На практике зачастую так вот запросто не получается: некоторые сотрудники хотят получить дни каникул пораньше, другие хотят получить вместо отпуска денежную компенсацию, третьи – внезапно желают перенести запланированный отпускной период, да и не каждое предприятие может себе позволить дать сотруднику отгулять все двадцать восемь дней подряд. Поэтому необходимо тщательно следить не только за расчетами, но и за соблюдением многочисленных правил и нюансов, которые касаются отпускных, а также верно заполнять бухгалтерские документы.

Продолжительность календарного отдыха

Из выше написанного следует, что ежегодно каждому положено двадцать восемь дней. Уменьшать этот срок работодатель не имеет права (если, конечно, речь о сотрудниках, работающих полный день и на полную зарплату), поскольку ухудшение условий труда служащих незаконно. Но трудовое законодательство не запрещает разбивать отпуск на несколько периодов: два, три или даже больше. Правда, есть один важный нюанс: хотя бы одна часть оплачиваемых каникул должна быть не менее четырнадцати дней. Такой срок считается тем минимумом, за который можно восстановиться и пройти «перезагрузку».

Некоторые категории служащих, например, судьи, работники сферы образования, прокуратуры, армии и так далее, имеют право на дополнительные оплачиваемые дни. Также дополнительный отдых – как минимум три дня – полагается тем, кто в течение расчетного периоды периодически выполняет работу сверхурочно.

Кроме того, не возбраняется работодателям увеличивать каникулы своим сотрудникам – если финансовое состояние организации позволяет, почему бы и нет?

Расчет выплат к отпуску

Начисление непосредственных сумм к отдыху сотрудников производится с учетом:

• расчетного периода;
• среднего заработка сотрудника;
• продолжительности отпуска.

Вне зависимости от проводки начисления отпускных порядок вычислений всегда одинаков: сначала нужно определить расчетный период. Это временной промежуток от первого рабочего дня до первого дня отдыха. Обычно под расчетным периодом понимают календарный год, но если служащий по каким-то причинам не воспользовался своим правом на заслуженный отдых, когда подошел срок, расчетный период увеличивается. В итоге он влияет на продолжительность каникул и на сумму выплат.

Каждый день календарного отпуска оплачивается из расчета среднедневного заработка. Как только определен расчетный период, можно приступать к высчитыванию среднедневного заработка. Для этого нужно сложить все выплаченные сотруднику за предшествующий временной промежуток суммы, которые входят в систему оплаты труда, например:

• заработную плату;
• регулярную премию;
• надбавки за звание, научные труды, рационализаторские идеи и так далее;
• районный коэффициент.

Разовые выплаты в учет не принимают, также как и материальную помощь, и прочие социальные выплаты.

Отпускные рассчитывают по простой формуле: средний дневной заработок * количество дней отдыха.

Бухгалтерский учет отпускных выплат

В бухгалтерских документах и отчетах используются следующие проводки при начислении отпуска:

• для начисления резерва на оплату отпусков работникам – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96;
• для начисления отпускных за счет соз­данного резерва – Дебет 96 Кредит 70;
• для начисления отпускных работникам ор­ганизации – Дебет 96 Кредит 69-1 – 69-3;
• для начисления страховых взносов во вне­бюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев – Дебет 96 Кредит 70;
• для сторнирования неизрасходованных сумм (неиспользованного резерва) на окончание текущего года – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96.

Если организация не использует для выплат резервный фонд, для проводки начисления отпускных используется Дебет 20, 25, 26, 29, 44 Кредит 69, 70.

Для непосредственно выплат берут Дебет 70 Кредит 50, налоговое удержание проводят по Дебет 70 Кредит 68.

Расчет отпускных, налогов и взносов: Видео

Порядок оплаты отпуска регламентируется нормами гл. 19 ТК РФ. Отпуск - это период времени, в течение которого работник освобожден от исполнения трудовых обязанностей и который он может использовать по своему усмотрению. Для отдыха работникам могут предоставляться основные или дополнительные отпуска, а также отпуска без сохранения . Основной ежегодный отпуск (ст. 114 ТК РФ) предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Разберем нюансы.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (в том числе для работников-совместителей и работников, которым установлен неполный рабочий день). Удлиненный основной отпуск (более 28 календарных дней) предоставляется в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Для работников, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, продолжительность отпуска рассчитывается из расчета два дня за месяц работы. Данный также используется для рабочих, занятых на сезонных работах. При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.
Согласно ст. 116 ТК РФ право на дополнительный отпуск имеют следующие категории работников:
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятными воздействиями на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов;
- работники, имеющие особый характер работы;
- работники с ненормированным рабочим днем;
- работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.
Таким образом, отражение в учете основного и дополнительного отпусков совпадает только в том случае, если дополнительный отпуск предоставляется в соответствии с нормами ст. 116 ТК РФ. В иных случаях дополнительный отпуск оплачивается за счет прибыли организации.

Пример. Рабочему основного производства предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 10 июня по 7 июля 2011 г. Поскольку на время отпуска приходится праздничный день (12 июня), отпуск продлевается по 8 июля включительно. Весь период отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы составила 180 000 руб. Рассчитаем сумму оплаты за время нахождения в отпуске:
1. Определяем средний дневной заработок работника:
180 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. = 510,20 руб.
2. Определяем сумму отпускных:
510,20 руб. x 28 дн. = 14 285,60 руб.

Дебет 20 Кредит 70
- 14 285,60 руб. - на сумму отпускных, начисленных рабочему основного производства.

По такому же принципу будет производиться отражение на счетах бухгалтерского учета начисления отпускных работникам, занятым в других сферах.
В предыдущем примере рассмотрен порядок расчета оплаты отпуска и отражения его счетах, если рабочий отработал период полностью. Если расчетный период отработан не полностью , то будет изменена сама схема расчета, а порядок отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета останется неизменным.

Пример. Главному бухгалтеру организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 5 июля по 1 августа 2011 г. включительно. В расчетном периоде ему было начислено 161 200 руб. При этом расчетный период не был отработан полностью, а именно, в октябре отработано 3 дня из 21, в декабре - 21 день из 23, а в феврале - 13 дней из 19.
Таким образом, получается, что из указанного расчетного периода полностью отработано 9 месяцев, остальные три отработаны не полностью по каким-либо причинам.
1. Определим количество календарных дней в неполных месяцах:
октябрь 2010 г.: 29,4 дн. / 31 дн. x 3 дн. = 2,8 дн.;
декабрь 2010 г.: 29,4 дн. / 31 дн. x 21 дн. = 19,9 дн.;
Февраль 2011 г.: 29,4 дн. / 28 дн. x 13 дн. = 13,6 дн.
2. Определяем средний дневной заработок для оплаты отпуска:
161 200 руб. / ((29,4 дн. x 9 мес.) + 2,8 дн. + 19,9 дн. + 13,6 дн.) = 161 200 руб. / 300,9 дн. = 535,72 руб.
3. Рассчитаем сумму оплаты отпуска:
535,72 руб. x 28 дн. = 15 000,16 руб.

Дебет 26 Кредит 70
- 15 000,16 руб. - на сумму начисленной главному бухгалтеру оплаты отпуска.

В том же порядке оформляется и компенсация за неиспользованный отпуск .

Пример. Работник вспомогательного производства написал заявление на увольнение по собственному желанию с 5 августа 2011 г. При увольнении работника ему должна быть выплачена компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. За расчетный период ему было начислено 192 000 руб.
Рассчитаем средний дневной заработок:
192 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. = 544,21 руб.
Определяем размер компенсации за неиспользованный отпуск.
544,21 руб. x 14 дн. = 3561,94 руб.
На счетах бухгалтерского учета будет сделана запись:
Дебет 23 Кредит 70
- 3561,94 руб. - на сумму начисленных отпускных работнику вспомогательного производства.

Пример. Рабочему основного производства предоставлен отпуск в размере 48 календарных дней с 7 июля 2011 г. При этом данный работник не подпадает ни под одну категорию работников, которым в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться дополнительный отпуск. За период с 1 июля 2011 г. по 7 июля 2011 г. ему начислена заработная плата в размере 7550 руб. Среднедневной заработок рабочего составляет 1385 руб.
Если дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, то организация сумму оплаты отпуска не может включить в состав налогообложения прибыли. Таким образом, в данном случае дни дополнительного отпуска будут оплачиваться за счет прибыли организации.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 20 Кредит 70
- 7550 руб. - на сумму начисленной заработной платы;
Дебет 20 Кредит 70
- 38 780 руб. (28 дн. x 1385 руб.) - на сумму начисленной оплаты дней основного отпуска;
Дебет 84 Кредит 70
- 27 700 руб. (20 дн. x 1385 руб.) - на сумму начисленной оплаты дней дополнительного отпуска.

Пример. Работнику основного производства предоставлен очередной ежегодный отпуск со 2 июля 2011 г.
Отпускные начислены 27 июня 2011 г. Так как отпускные и начисления на них относятся к июлю, предприятие не имеет права отнести начисленную сумму на затраты предприятия в июне.
В этом случае начисленные отпускные и налоги учитываются по бухгалтерскому учету в июне на счете 97 "Расходы будущих периодов".
Отпуск предоставлен на 28 календарных дней. Месячный оклад работника - 30 000 руб. Работник имеет двух несовершеннолетних детей.
Расчетный период - с июля 2010 г. по июнь 2011 г.
Сумма начисленной заработной платы за расчетный период составила 428 250 руб.
Средний дневной заработок составляет 1213,86 руб. (428 250 руб. / 12 мес. / 29,4).
Сумма начисленных отпускных составляет 33 988,09 руб. (1213,86 руб. x 28 дн.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 97 Кредит 70
- 33 988,09 руб. - начислены отпускные работнику;
Дебет 70 Кредит 68
- 4158,45 руб. [(33 988 руб. - 2000 руб.) x 13%] - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69
- 11 555,95 руб. (33 988,09 руб. x 34%) - начислены страховые взносы на сумму отпускных;
Дебет 70 Кредит 50.1
- 29 829,64 руб. (33 988,09 руб. - 4158,45 руб.) - выплачены из кассы отпускные 27 июня 2011 г.
31 июля 2011 г. необходимо сделать проводки:
Дебет 20 Кредит 97
- 45 544,04 руб. (33 988,09 руб. + 11 555,95 руб.).

Порядок и возможность предоставления отпуска без сохранения заработной платы предусмотрен ст. 128 ТК РФ.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон. Основанием для предоставления такого отпуска будет являть письменное заявление работника. Отпуск предоставляется по семейным обстоятельствам либо по другим уважительным причинам.
Работодатель имеет право не удовлетворять просьбу работника. Продолжительность отпуска не регламентируется законодательством, не устанавливается при этом никаких ограничений.
Поскольку работнику в данном случае не начисляется заработная плата, соответственно, не нужно производить записи на счетах бухгалтерского учета.
Оплата отпусков работников может осуществляться за счет создания резерва на оплату отпусков. Целью создания резерва на оплату отпусков является равномерный учет предстоящих расходов.
Необходимо выделить порядок создания резерва для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета.
В целях бухгалтерского учета для равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резерв на оплату отпусков , предоставляемых работникам.
При создании резерва в учетной политике организации должны быть отражены принятый способ резервирования, предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Все данные должны быть подтверждены специальными расчетами (сметами), в которых указывается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов во внебюджетные фонды с этих расходов.
Резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва.
Расходы по созданию резерва относятся на счета учета расходов по оплате труда соответствующих категорий работников. В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению в бухгалтерском учете создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отражается по кредиту счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции со счетами учета издержек производства или обращения.

Пример. Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков - 1 200 000 руб. Отчисления во внебюджетные фонды (по ставке 34%) - 408 000 руб. Страховые взносы от несчастных случаев (0,2%) - 2400 руб.
Общая сумма резерва должна составить:
1 200 000 руб. + 408 000 руб. + 2400 руб. = 1 610 400 руб.
Размер ежемесячных отчислений в резерв составит:
1 610 400 руб. / 12 мес. = 134 200 руб.
При этом 25% от этой суммы отчисляется в резерв для оплаты отпуска административно-управленческого персонала, 15% - на оплату отпуска работников общепроизводственного назначения, а остальную сумму отчислений в резерв производят для оплаты отпуска работников основного производства.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 26 Кредит 96
- 33 550 руб. (134 200 руб. x 25%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска административно-управленческого персонала;
Дебет 25 Кредит 96
- 20 130 руб. (134 200 руб. x 25%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска персонала общепроизводственного назначения;
Дебет 25 Кредит 96
- 80 250 руб. (134 200 руб. x 60%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска рабочих основного производства.

Начисление отпускных за счет ранее созданного резерва отражается по дебету счета 96 "Резервы предстоящих расходов" и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
На практике возникает ситуация, когда суммы созданного резерва не хватает для оплаты всей суммы отпускных.

Пример. Организация формирует резерв на оплату отпусков путем ежемесячного резервирования 128 300 руб.
На оплату отпусков израсходовано:
- в марте - 95 000 руб.;
- в апреле - 250 000 руб.;
- в мае - 430 000 руб.
Суммы страховых взносов во внебюджетные фонды в данные суммы не включены.
В бухгалтерском учете будут сделаны записи:
Январь, февраль:

- 128 300 руб. (ежемесячно) - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков за месяц.
Всего за 5 месяцев в резерв перечислено:
5 мес. x 128 300 руб. = 641 500 руб.
Март:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за март;
Дебет 96 Кредит 70
- 95 000 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в марте;
Дебет 96 Кредит 69
- 32 300 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в марте;
Дебет 69 Кредит 96
- 190 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
Остаток в резерве на 1 апреля составил:
(3 мес. x 128 300 руб.) - (95 000 руб. + 32 300 руб. + 190 руб.) = 257 410 руб.
Апрель:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за апрель;
Дебет 96 Кредит 70
- 250 000 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в апреле;
Дебет 96 Кредит 69
- 85 000 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в апреле;
Дебет 69 Кредит 96
- 500 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев за апрель.
Остаток резерва на 1 мая составит:
(257 410 руб. + 128 300 руб.) - (250 000 руб. + 85 000 руб. + 500 руб.) = 50 210 руб.
Май:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за май;
Дебет 96 Кредит 70
- 178 510 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в мае, за счет резерва.
Поскольку суммы резерва нам не хватило, относим стоимость расходов на расходы будущего периода:
Дебет 97 Кредит 70
- 251 490 руб. - начислена оплата отпуска в мае в части, превышающей резерв;
Дебет 97 Кредит 69
- 146 200 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в мае, с отнесением на расходы будущих периодов;
Дебет 97 Кредит 96
- 860 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, отнесенные на расходы будущих периодов.

Суммы оплаты отпуска подлежат обложению налогом на доходы физических лиц , а также являются базой для исчисления страховых взносов .

Пример. В апреле 2011 г. менеджеру по продажам производственного предприятия предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 4 календарных дня в период с 8 по 11 апреля 2011 г.
Расчетным периодом будет период с 1 апреля 2010 г. по 31 марта 2011 г., который отработан полностью. Сотруднику за этот период начислена зарплата в сумме 295 630 руб.
Средний дневной заработок менеджера составляет:
837,95 руб. (295 630 руб. / 12 мес. / 29,4 = 837,95 руб/дн).
Сотруднику начислена оплата дополнительного отпуска
3334,88 руб. (837,95 руб/дн. x 4 дн. = 3334,88 руб.).
В апреле необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 70
- 3334,88 руб. - начислены отпускные сотруднику;
Дебет 44 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 6,68 руб. (3334,88 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 44 Кредит 69
- 1133,85 руб. (3334,88 руб. x 34%) - произведены отчисления во внебюджетные фонды с суммы отпускных;

- 433,53 руб. (3334,88 руб. x 13% (предположим, что сотрудник не имеет права на стандартные вычеты)) - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 2901,35 руб. (3334,88 руб. - 433,53 руб.) - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).

Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Некоторые категории работников не подлежат отзыву из отпуска ни при каких обстоятельствах. В соответствии с ч. 3 ст. 125 Трудового кодекса это:
- сотрудники в возрасте до 18 лет;
- сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- беременные женщины.
Процедура отзыва из отпуска начинается с того, что начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю предприятия. В ней он описывает текущую производственную ситуацию и мотивирует необходимость вызова отпускника на работу. Записка составляется в произвольной форме. Руководитель может прервать отпуск только при согласии работника. В связи с этим сначала следует сообщить сотруднику о возникших трудностях.
Это можно сделать различными способами. Но лучше предложение сотруднику о досрочном выходе на работу оформить в письменном виде. Документ составляется в произвольной форме. В нем можно предусмотреть графу, в которой будет отражено решение работника: дать согласие на отзыв из отпуска или отказаться от досрочного выхода на работу.
Как только сотрудник согласится раньше времени выйти из отпуска на работу, руководитель должен издать соответствующий приказ. Унифицированной формы не существует, приказ составляют произвольно.
В случае отзыва из отпуска сотрудник выходит на работу. Он вправе рассчитывать на заработную плату за фактически отработанное время. Следовательно, отпускные, выданные согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ не позднее чем за три дня до начала отпуска, необходимо пересчитать.
Средний заработок, сохраняемый на период отпуска в соответствии со ст. 114 Трудового кодекса, рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (если отпуск предоставлен в календарных днях). Для определения реальной величины отпускных начисленную сумму следует разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска. Чтобы вычислить сумму переплаты, полученный результат следует вычесть из общей суммы начисленных отпускных.

Пример. Электрику организации был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июня 2011 г. на 28 календарных дней. В связи с аварией на электростанции работнику позвонили и попросили прервать отпуск с 20 июня. Тот согласился выйти на работу. Фактически работник отгулял только 5 дней, оклад работника составляет 30 000 руб.
Средний дневной заработок для расчета отпускных электрика составлял 1125,38 руб. Отпускные сотруднику были начислены в размере 31 510,64 руб. (1125,38 руб. x 28 дн.). Неиспользованную часть отпуска в количестве 23 дней работник решил отгулять с 1 ноября 2011 г.
Рассчитаем сумму переплаты отпускных.
Решение. Работник отгулял только 5 дней отпуска, поэтому сумма отпускных должна составлять 5626,90 руб. (1125,38 руб. x 5 дн.). Излишне начисленная сумма отпускных составила 25 883,74 руб. (31 510,64 руб. - 5626,90 руб.).
Стоит помнить, что при выплате суммы оплаты отпуска, она также подлежала налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Предположим, что детей у электрика нет. Таким образом, сумма НДФЛ не подлежит уменьшению на стандартные вычеты, поскольку сумма его доходов с начала года превысила 40 000 руб.
Сумма удержанного НДФЛ составила: 31 510,64 руб. x 13% = 4096,38 руб.
Сумма НДФЛ, которая должна быть удержана с работника в связи с вызовом его из отпуска, должна составлять:
5626,90 руб. x 13% = 731,49 руб.
Сумма НДФЛ с переплаты отпускных составляет: 4096,38 руб. - 731,49 руб. = 3364,89 руб.

Пример. Главному бухгалтеру запланирован отпуск с 15 августа по 11 сентября 2011 г. Однако она была вызвана на работу 5 сентября. Период с 1 по 14 августа 2011 г. бухгалтером был отработан полностью.
Средний дневной заработок работницы для определения суммы отпускных - 5358,14 руб. Оклад главного бухгалтера составляет 160 000 руб. Права на стандартные налоговые вычеты главный бухгалтер не имеет.
Пересчитаем сумму налогов и отпускных. Вначале определяем, сколько дней отпуска сотрудницы приходится на август, а сколько - на сентябрь. Затем рассчитаем суммы отпускных и заработка отдельно за каждый месяц.
В августе и сентябре 2011 г. по 22 рабочих дня. В августе бухгалтер отработала 10 рабочих дней (с 1 по 14 июля). Отдыхать она должна была в августе с 15-го по 31-е (17 календарных дней), а в сентябре - с 1-го по 11-е число (11 календарных дней).
За фактически отработанные в августе дни главному бухгалтеру полагается заработная плата в размере 72 727,27 руб. (160 000 руб. / 22 дн. x 10 дн.).
Сумма НДФЛ, начисленная с заработной платы в июле, равна 9454,54 руб. (72 727,27 руб. x 13%).
Посчитаем отдельно сумму отпускных за август и сентябрь:
- за август - 91 088,38 руб. (5358,14 руб. x 17 дн.);
- за сентябрь - 58 939,54 руб. (5358,14 руб. x 11 дн.).
Соответственно рассчитаем отдельно за каждый месяц суммы НДФЛ, удержанные с отпускных:
- за август - 11 841,48 руб. (91 088,38 руб. x 13%);
- за сентябрь - 7662,14 руб. (58 939,54 руб. x 13%).
Общая сумма отпускных составила 150 027,92 руб. (91 088,38 руб. + 58 939,54 руб.).
Сумма НДФЛ, удержанная с отпускных, составила 19 503,62 руб. (150 027,92 руб. x 13%).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
8 августа 2011 г.:
Дебет 26 Кредит 70
- 91 088,38 руб. - начислены отпускные за дни отпуска в августе;
Дебет 97 Кредит 70
- 58 939,54 руб. - начислены отпускные за дни отпуска в сентябре;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 19 503,62 руб. - начислен НДФЛ с общей суммы отпускных.
9 августа 2011 г.:

- 19 503,62 руб. - перечислен НДФЛ с суммы отпускных;
Дебет 70 Кредит 51
- 130 524,30 руб. (150 027,92 руб. - 19 503,62 руб.) - выданы отпускные главному бухгалтеру (перечислены на банковскую карточку).
31 августа 2011 г:
Дебет 26 Кредит 70
- 72 727,276 руб. - начислена зарплата за август;
Дебет 26 Кредит 69
- 55 697,32 руб. [(72 727,27 руб. + 91 088,38 руб.) x 34%] - начислены страховые взносы с суммы заработной платы и отпускных за август;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев"
- 327,63 руб. [(72 727,27 руб. + 91 088,38 руб.) x 0,2%] - начислены взносы на случай травматизма с суммы заработной платы и отпускных за август;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 9454,54 руб. (72 727,27 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника за август;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по страховым взносам"
- 20 039,44 руб. (58 939,54 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных за сентябрь;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев"
- 117,87 руб. (58 939,54 руб. x 0,2%) - начислены взносы на случай травматизма за сентябрь.
3 сентября 2011 г.:
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51
- 9454,54 руб. - перечислен НДФЛ с заработной платы за август;
Дебет 69 Кредит 51
- 75 736,76 руб. (55 697,32 руб. + 20 039,44 руб.) - перечислены страховые взносы;
Дебет 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма", Кредит 51
- 445,50 руб. (327,63 руб. + 117,87 руб.) - перечислены страховые взносы на случай травматизма;
Дебет 70 Кредит 51
- 63 272,73 руб. (72 727,27 руб. - 9454,54 руб.) - перечислена заработная плата за август на банковскую карту работника.
Так как главный бухгалтер была отозвана из отпуска, в сентябре нужно скорректировать суммы НДФЛ, страховых взносов, взносов на случай травматизма, а также пересчитать налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет.
Сотрудница не догуляла 7 дней. Сумма излишне выплаченных отпускных за сентябрь 2011 г. составляет 37 506,98 руб. (5358,14 руб. x 7 дн.). Таким образом, суммы излишне начисленных налогов и взносов составляют:
- НДФЛ - 4875,90 руб. (37 506,98 руб. x 13%);
- страховые взносы - 12 752,37 руб. (37 506,98 руб. x 34%);
- взносы на случай травматизма - 75,01 руб. (37 506,98 руб. x 0,2%).
Эти суммы нужно сторнировать 31 сентября 2011 г.:
Дебет 97 Кредит 70
- 37 506,98 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 4875,90 руб. - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных;
Дебет 97 Кредит 69
- 12 752,37 руб. - сторнированы излишне начисленные страховые взносы с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма"
- 75,01 руб. - сторнированы излишне начисленные взносы на случай травматизма с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 70
- 138 181,81 руб. (160 000 руб. / 22 дн. x 19 дн.) - начислена зарплата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 17 963,63 руб. (138 181,81 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы главного бухгалтера за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 69
- 46 981,81 руб. (138 181 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с заработной платы за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма"
- 262,36 руб. (131 181,81 руб. x 0,2%) - начислены взносы на случай травматизма с заработной платы за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 21 432,56 руб. (58 939,54 руб. - 37 506,98 руб.) - списана на расходы часть отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 7287,07 руб. (20 039,44 руб. - 12 752,37 руб.) - списана на расходы часть страховых взносов с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 42,86 руб. (117,87 руб. - 75,01 руб.) - списана на расходы часть взносов на случай травматизма с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 50
- 77 835,30 руб. [(138 181,81 руб. - 17 963,63 руб.) - (37 506,98 руб. - 4875,90 руб.)] - выдана работнику заработная плата с зачетом ранее выданных отпускных.

Как известно из норм ст. 173 ТК РФ, работник имеет право на дополнительный оплачиваемый учебный отпуск в связи с обучением в аккредитованном высшем учебном заведении в первый раз. Учебный отпуск предоставляется на основании вызова-справки по форме, утвержденной Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057.
Данный отпуск имеет строго целевое назначение. Рассчитывается он исходя из сроков, указанных в справке-вызове. Поэтому правила предоставления и использования ежегодных оплачиваемых отпусков на учебные отпуска не распространяются. В частности, к учебным отпускам не применяется норма о том, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Таким образом, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставленного сотруднику, включаются в данный отпуск и не продлевают его.
Получается, что на практике следует различать ученический отпуск в соответствии с законодательством, то есть когда высшее образование получается впервые и в аккредитованном учебном заведении, и дополнительный учебный отпуск при отклонении от требований законодательства.

Пример. Менеджер организации совмещает работу с обучением на втором курсе института, при этом вуз имеет государственную аккредитацию. Высшее образование сотрудник получает впервые.
В феврале 2011 г. сотруднику был предоставлен оплачиваемый учебный отпуск для сдачи экзаменационной сессии. Продолжительность отпуска согласно справке-вызову - 24 календарных дня - со 2 по 26 февраля 2011 г. В соответствии с законодательством организация обязана предоставить сотруднику оплачиваемый учебный отпуск.
В расчетный период войдет период с февраля 2010 г. по январь 2011 г. Средний дневной заработок сотрудника составил 1150 руб.
Сотруднику будут начислены отпускные в следующем размере:
1150 руб. x 24 дн. = 27 600 руб.
Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за февраль. К февралю 2011 г. доход менеджера превысил 40 000 руб., поэтому стандартный вычет в размере 400 руб. ему предоставляться не будет. Однако он имеет ребенка в возрасте 3-х лет, поэтому имеет право на получение стандартного вычета в размере 1000 руб.
Таким образом, сумма НДФЛ с отпускных составит 3458 руб. [(27 600 руб. - 1000 руб.) x 13%].
Отпускные были выплачены сотруднику 1 февраля 2011 г. в размере 24 142 руб. (27 600 руб. - 3458 руб.).
На счетах бухгалтерского учета в феврале 2011 г. будут сделаны записи:
Дебет 26 Кредит 70
- 27 600 руб. - начислены отпускные менеджеру организации;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 55,20 руб. (27 600 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 26 Кредит 69
- 9384 руб. (27 600 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 3458 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 24 142 руб. (27 600 руб. - 3458 руб.) - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).

Пример. Работник производственного цеха организации обучается в высшем учебном заведении на 2 курсе заочного отделения. На период сдачи экзаменов ему предоставлен учебный отпуск на 20 календарных дней (экзамены два раза в год). Отпуск предоставлен с 19 марта 2011 г.
Месячный оклад работника составляет 25 000 руб. Для расчета отпускных на время учебного отпуска будет включаться расчетный период с марта 2010 г. по февраль 2011 г. Расчетный период отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы за расчетный период составляет 250 000 руб.
Рассчитаем средний дневной заработок работника: 708,61 руб. (250 000 руб. / 12 мес. / 29,4).
Отпускные, начисленные за время учебного отпуска, составят 14 172,2 руб. (708,61 руб. x 20 дн.).
Предположим, что у сотрудника нет детей, и, поскольку сумма заработка с 1 января 2011 г. превысила 40 000 руб., работник не имеет права на стандартные налоговые вычеты. Рассчитаем сумму НДФЛ: 1842,38 руб. (14 172,20 руб. x 13%).
Работнику будет выплачена сумма отпускных в размере 12 329,82 руб. (14 172,20 руб. - 1842,38 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 20 Кредит 70
- 14 172,20 руб. - начислены отпускные работнику организации;
Дебет 20 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 28,34 руб. (14 172,20 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 20 Кредит 69
- 4818,54 руб. (14 172,20 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 1842,38 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 12 329,82 руб. - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).

Если фирма предоставила сотруднику отпуск авансом , то отпускные при этом положено рассчитывать точно так же, как и после года работы. Если после досрочного отпуска сотрудник уволится, так и не "заработав" его, у бухгалтера возникнет масса проблем. В частности, придется пересчитать отпускные и "отобрать" у работника их часть. Кроме того, фирма должна вернуть увольняемому часть налога на доходы с отпускных.

Пример. А. Кузьмин был принят на работу в фирму 1 июня прошлого года. В текущем году с 1 по 28 февраля включительно по его заявлению ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Ежемесячный заработок А. Кузьмина составил 10 290 руб., среднедневной заработок для расчета отпускных - 350 руб., сумма отпускных составила 9800 руб. Для упрощения примера стандартные вычеты не рассматриваем.
Сумма налога на доходы с отпускных А. Кузьмина составила 1274 руб. (9800 руб. x 13%).
С 1 марта текущего года А. Кузьмин уволился. Бухгалтер фирмы рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.
К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 10 месяцев.
Количество отпускных дней, которые он "заработал" за это время:
28 дн. / 12 мес. x 10 мес. = 23 дн.
Пересчитаем сумму отпускных. Время отпуска в феврале и отпускные суммы исключаются из расчетного периода. Тогда средний дневной заработок для оплаты отпуска составит:
10 290 руб. x 7 мес. / 29,4 кал. дн. / 7 мес. = 350 руб.
Сумма отпускных за эти дни равна:
350 руб. x 23 дн. = 8050 руб.
С отпускных надо удержать НДФЛ в сумме:
8050 руб. x 13% = 1046,50 руб.
Таким образом, лишние отпускные составили:
9800 руб. - 8050 руб. = 1750 руб.
Сумма налога на доходы, которую фирма должна вернуть А. Кузьмину, равна:
1274 руб. - 1046,50 руб. = 227,50 руб.
Всего работник заплатит в кассу фирмы:
1750 руб. - 227,50 руб. = 1522,50 руб.

Каждый сотрудник имеет право на ежегодно оплачиваемый отпуск, продолжительность которого закреплена Трудовым кодексом РФ. Его продолжительность составляет 28 календарных дней. Рассмотрим порядок начисления отпускных, проводки по выплате отпускных за счет резерва по отпускам, а также проводки по начислению отпускных без резерва.

Отпускные: порядок их начисления и выплаты

Предоставление отпуска осуществляться двумя способами:

1. Согласно полученного заявления от сотрудника фирмы;
2. Согласно ранее утвержденного графика отпусков:

Кстати, по требованию сотрудника предоставляемый отпуск можно разбить по срокам на несколько частей, но при одном условии, что первая часть отпуска будет не менее 14 календарных дней.

Что касается сроков выплаты отпускных, то тут также существует свой регламент, который закреплен статьей 136 частью 9 Трудового кодекса – отпускные выплачиваются не позднее 3-х дней до его начала.

За нарушение сроков выплаты отпускных на должностных лиц предприятий применяется административная ответственность в виде предупреждения или штрафа (1 000 – 30 000 руб.). За повторное нарушение размер штрафа увеличивается от 10 000 до 70 000 руб.

Внимание! Если сотруднику не выплатили отпускные своевременно, то он вправе потребовать перенесения ежегодного отпуска на другое время.

Если по производственной необходимости (экстренная ситуация) человек не может отправиться в отпуск по графику, то оформляется отзыв на отпуск.

Резерв на выплату отпускных в бухгалтерском учете

Все организации, кроме малых предприятий, обязаны формировать резерв на оплату отпусков. После чего их выплата будет осуществляться именно с этого «резерва».

При формировании резерва на выплату отпускных необходимо определиться в размерах и последовательности его наполнения:

1. Исходя из начислений на последний день месяца, квартала или года;
2. Max сумма отчислений;
3. Min сума отчислений.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Прежде чем приступить к пополнению резерва на выплату отпускных в начале года осуществляется расчет процента отчислений, который рассчитывается по формуле:

Отч = (Пгс + СВ 1) / (Псз + СВ 2) х 100%, где

• Отч – процент отчисления в резерв на выплату отпускных;
• Пгс – годовая сумма необходимая для оплаты отпусков всех сотрудников;
• СВ 1 – годовая сумма страховых взносов начисленная на годовую сумму оплаты отпусков;
• Псз – годовой фонд заработной платы без учета отпускных;
• СВ 2 – годовая сумма страховых взносов начисленная на годовой фонд заработной платы.

Суммарный размер резервного фонда на выплату отпусков можно рассчитать по формуле:

Порядок отражения отпускных выплат на счетах бухгалтерского учета

Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, причем в расчет берется календарный год. Год отсчитывается с момента поступления человека на работу. Продолжит-сть основного отпуска - 28 календарных дней. Отпуск можно разделить на части. В этом случае хотя бы одна из частей отдыха должна быть не менее 14 календарных дней.

При расчете отпускных необходимо рассчитать средний заработок работника. Средний заработок определяют так . Складывают зарплату за последние 12 календарных месяцев. Затем результат делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4. Для расчета отпускных эту величину умножают на календарное число дней отпуска.

Средства, потраченные на отпускные относят, в кредит счета 70, дебетуется счет 20. Если же сотрудник трудится в администрации предприятия, то это будет счет 26.

24. Особенности начисления пособий временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и по беременности и родам.

К наиболее распространенным пособиям, выплачиваемым за счет средств Фонда социального страхования,относятся:

1. больничные

2. Пособия гражданам, имеющим детей

Размер пособия по временной нетрудоспособности в зависимости от трудового стажа работника:

60% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем менее 5 лет;

80% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем от 5 до 8 лет;

100% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем более 8 лет.

Расчитывается: *кол-во дней больничного.

Пособие по беременности и родам выплачивается суммарно за весь период отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов. *кол-во дней больничного

Предельная величина базы для начисления взносов из ФСС: на 2013-568000руб,на 2012-512000р,на 2011-463000р

26. Синтетический учет оплаты труда

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Д-т 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих); Д-т 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств); Д-т 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда персонала администрации);

Д-т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают, Д-т 07, 08, 10 К-т 70.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» К-т 70.

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»