В каких случаях оформляется и сдается «нулевая» СЗВ-М. Нужно ли сдавать СЗВ-М нулевой

С 1 апреля 2016 года работодателей озадачили еще одной отчетностью, на этот раз в Пенсионный фонд, которую надо сдавать ежемесячно. Новая обязанность работодателей прописана в Федеральном законе от 29.12.2015 №385-ФЗ . Теперь, не позднее 10-го числа каждого месяца в ПФР сдается форма СЗВ-М, начиная с отчета за апрель 2016 года. И несмотря на то, что сам по себе бланк нового расчета прост, вопросы, как и с любой новинкой в отчетности, возникают постоянно. Не стала исключением и форма СЗВ М - 2016. Нулевая форма, к примеру, в отличие от тоже нового отчета 6-НДФЛ должна быть сдана. Разберемся, в каких случаях.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ М?

СЗВ-М – это сведения о застрахованных лицах. Она утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 №83-п . Ничего в этой форме считать не нужно, в ней только перечисление данных сотрудников: ФИО, ИНН и СНИЛС. Она подается лишь для того, чтобы ПФР мог оперативно отслеживать, кому вы платили доходы и соответственно начисляли на эти доходы страховые взносы. Придумана она была скорее всего в связи с тем, что индексация пенсий работающих пенсионеров была отменена. Единственный способ точно и оперативно узнать, получали ли пенсионеры доходы, и могут ли они рассчитывать на индексированную пенсию – это получать от работодателей сведения о наличии отчислений в их пользу ежемесячно.

По логике, если доходов вы никому ничего не выплачивали, то и сдавать отчет не надо. Однако не все решается по логике. Закон этот вопрос обошел стороной. В апреле, когда отчет надо было сдать впервые, многие отделения ПФР на вопрос, нужно ли сдавать нулевую СЗВ М, отвечали утвердительно . Причем, практически всем.

Сейчас разъяснения несколько изменились. Все зависит от того, насколько ваша СЗВ М – нулевая.

Если у вас в организации нет работников, но вы заключаете с физлицами гражданско-правовые договора (ГПД), отчет представлять надо.

СЗВ М подается, если вы выплачивали доходы по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, лицензионным договорам, договорам авторского заказа и т.п. При этом не имеет значения, что по заключенному ГПД вы еще не успели ничего выплатить. К примеру, заключили его 25 августа 2016 года, а его оплата предполагается только в сентябре. Договор заключен в августе, значит сведения на физлицо-исполнителя по договору подаются.

Надо ли сдавать нулевую СЗВ М, если работник есть, но он находится в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком и зарплату не получает? Опять же, ответ да, надо. У вас есть действующий трудовой договор. Работник не уволен, пусть и не получает в данный момент от вас доходов от трудовой деятельности. Поэтому, пусть это и выглядит, как заполнение нулевой отчетности, но заполнить и сдать ее придется. Это же касается и лиц, которые отправлены в отпуск без сохранения зарплаты. При наличии действующего договора, даже если он действовал 1 день в месяце (к примеру, 1 августа), сведения за август придется на сотрудника подать.

Что делать с нулевой СЗВ М, если генеральный директор – единственный учредитель?

Вопрос волнует очень многие организации, которые в 2016 году не ведут финансово-хозяйственной деятельности или сократили ее до минимума. Опять же, здесь все зависит от обстоятельств.

Если ваша фирма не ведет деятельности, у вас нет заключенных трудовых договоров вообще, у вас нет никаких взаимоотношений с физлицами по гражданско-правовым договорам, пустую СЗВ М подавать не надо. Вам попросту нечего там заполнять.

Если с генеральным – единственным учредителем не заключен трудовой договор, и он не получает доходов, на такого учредителя сведения подавать не надо. Любопытно, что раньше ПФР придерживался ]]> противоположного мнения ]]> . И даже предложил формат отчета, где была возможность ]]> сдать пустую СЗВ-М ]]> . Разъяснения по поводу отсутствия необходимости в сведениях ]]> появились недавно ]]> .

А вот если трудовой договор с единственным учредителем заключен, то здесь ПФР, как и раньше настаивает на том, что на директора «нулевой» фирмы и СЗВ М нулевую нужно сдавать. Бланк можно найти .

Обратите внимание и на то, что по мнению сотрудников Фонда, если зарплату вы не платите, деятельность прекратили, но у вас имеются не расторгнутые трудовые договора с работниками, подавать СЗВ М тоже нужно.

Эти нюансы нужно учитывать, если, к примеру, когда-то вы вели деятельность, а сейчас не ведете, и проверить и привести в порядок всю кадровую документацию. Чтобы случайно не остаться перед ПФР должником – за несдачу отчетности вам грозит штраф в 500 рублей за каждого застрахованное лицо (а не за отчет в целом). ИП без работников, который в ПФР платит только фиксированный взнос, СЗВ М не сдает. То же касается и главы крестьянско-фермерского хозяйства (КФХ). Ни на себя, ни на членов КФХ сведения подавать не надо. А вот если в КФХ есть наемные работники (не члены КФХ, а именно работающие по найму), то СЗВ М сдать придется.

Как заполнить нулевую СЗВ М

Если у вас пустая СЗВ М, как уже выше сказано, ее сдавать не нужно. Любая другая уже будет не «нулевой» - в ней должны быть сведения о тех, на кого она подается. Даже если у вас отношения по выплате им доходов возникли 1 день в месяце, даже если доходов нет, а договор действует, вы вписывает в отчет сведения по каждому из таких сотрудников.

Еще в 2016 году Федеральная налоговая служба выпустила сразу несколько писем на предмет отсутствия необходимости при отсутствии начислений и выплат в пользу физических лиц. Вот эти разъяснения: от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928.

Есть письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4901. В нем речь идет об обособленных подразделениях организации. Но и в этом случае разъяснения аналогичны.

Итак, ФНС России дословно указывает: «Если российская организация и индивидуальный предприниматель не имеют работников, а также не производят выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению расчета по форме 6-НДФЛ не возникает».

Давайте разберемся, насколько такое разъяснение может быть применено на практике. Так, например, гражданин, зарегистрированный в качестве коммерсанта, может не иметь сотрудников совсем. А сам с собой коммерсант не может выстраивать трудовые и гражданско-правовые отношения. Иными словами, работая в одиночку на себя, гражданин действительно может не иметь сотрудников. А значит, у таких бизнесменов-одиночек нет оснований для того, чтобы признавать себя работодателем и сдавать расчет по форме 6-НДФЛ.

А что с юридическими лицами? Может ли быть так, что у обществ нет сотрудников совсем? Ведь у организации в любом случае должен быть исполнительный орган (руководитель). Вообще такие случаи на практике случаются - и довольно часто.

Так, например, если директор (руководитель) организации одновременно является ее учредителем, то трудовой договор с ним заключать не нужно (письма Минздравсоцразвития от 18.08.2009 № 22-2-3199, Минтруда от 06.03.2013 № 177-6-1 и от 28.12.2006 № 2262-6-1). В этом случае заработную плату единственный участник, он же директор, он же единственный сотрудник, может себе не начислять. Схожая ситуация возникает тогда, когда учредители в качестве исполнительного органа выбирают управляющую организацию.

Может быть и так, что учредители принимают решение приостановить деятельность организации на определенный срок, а все сотрудники при этом принимают решение уйти в отпуск без содержания. И в этом случае сотрудники есть, а начислений и выплат - нет.

Значит, на практике посыл налогового органа может быть применен.

Но стоит ли им пользоваться? Так, например, принимая внутреннее решение о приостановлении деятельности, организация не должна уведомлять об этом налоговый орган. Поэтому проверяющие, не зная о таком решении и не дождавшись расчета по форме 6-НДФЛ по общеустановленному сроку, могут просто заблокировать расчетный счет организации. Поэтому здесь есть два варианта действий:

Организации следует предоставить нулевой рассечет по форме 6-НДФЛ по общеустановленному сроку;
Направить в адрес проверяющих уведомление в простой письменной форме о причине не подачи расчета по форме 6-НДФЛ.

Внимание! Разъяснение налогового органа следует принимать с осторожностью. Лучше сдать нулевой расчет или уведомить налоговый орган о причинах не сдачи расчета по форме 6-НДФЛ.

Кстати, отсутствие выплат сотрудникам не означает, что расчеты по форме 6-НДФЛ сдавать не нужно. Ведь при начислении заработной платы с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если денежные средства не были выплачены.

Для справки

Расчеты по форме 6-НДФЛ предоставляются:

по итогам I квартала - не позднее 30 апреля;
по итогам полугодия - не позднее 31 июля;
по итогам 9 месяцев - не позднее 31 октября;
по итогам года - не позднее 1 апреля следующего года.

Помните, если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день.

С начала 2016 года представляемая ранее отчетность 2-НДФЛ была дополнена новой формой, заполняемой обобщенно по всем сотрудникам организации. Нововведение дало налоговикам больше возможностей по проверке корректности расчетов с бюджетом компании-работодателя. Прошло почти два года, но у бухгалтеров по-прежнему остаются вопросы и неясности. Один из наиболее частых – сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ. Возможно два варианта действий, и оптимальный путь фирма выбирает исходя из особенностей конкретной ситуации.

6-НДФЛ не заменяет, а дополняет 2-НДФЛ. Отличие отчета от своего «предшественника» заключаются в следующем:

Данные представляются по персоналу обобщенно, персонифицированный учет не ведется.
Сведения направляются в ИФНС каждый квартал. Первый раздел формы содержит данные с начала года, рассчитанные нарастающим итогом, второй – информацию за трехмесячный временной интервал.

Отчет представляется в ИФНС в последний день месяца, идущего за отчетным кварталом. Например, 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 сдают не позже 31.10.2017, за год – до 02.04.17 г. «Дедлайн» сдвигается на два дня, потому что попадает на нерабочую дату.

Место представления формы – ИНФС по месту постановки на учет юрлица или прописки физлица. Отчетность необходимо отправлять в электронном виде посредством ТКС. Единственное исключение – фирмы с персоналом до 25 человек. Они вправе принести документ на бумажном носителе.

Предусмотрена ли сдача нулевого отчета 6-НДФЛ за 2017 год?

Ситуация, когда отсутствуют числовые данные для проставления в отчете, возникает, если фирма фактически не вела деятельности и не перечисляла доходы персоналу. Это возможно, если компания только зарегистрировалась и не успела начать работу, находится на этапе ликвидации, вынуждена простаивать из-за сезонного фактора или финансовых затруднений.

Из разъяснений ФНС следует, что компании или ИП, не выплачивающие денежные средства персоналу, могут не готовить и не сдавать отчетность по форме 6-НДФЛ за 2017 год и любые другие периоды.

Налоговики не имеют права заставить простаивающее юридическое лицо формировать отчетную форму. Однако, как следует из официального письма ФНС БС-4-11/7928, датированного 2016 годом, если налоговый агент захочет представить нулевой расчет 6-НДФЛ за три, шесть, девять месяцев или год, его обязаны принять.

Зачем нужна подготовка «нулёвки» за 2017 год?

Формирование нулевой отчетной формы занимает минимум времени бухгалтера, зато оберегает компанию от проблем с фискальными органами. ИФНС не знает, как обстоят дела у юридического лица: ведется ли деятельность, привлекаются ли постоянные работники или специалисты по гражданско-правовым договорам.

По факту неполучения отчетности налоговики могут не разбираться в ситуации, а, отсчитав 10 дней, заморозить банковские счета коммерческой структуры. Дополнительно юридическое лицо обложат штрафами в сумме 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки

Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ? Да, так организация дает знать контролирующим структурам, что не совершала выплат физическим лицам. Это простой способ обезопасить фирму или ИП от недоразумений с налоговиками и наложения штрафных санкций.

Существует два варианта действий для бухгалтера:

сдать «нулевку» за отчетный квартал 2017 года;
написать пояснительное письмо в «свою» ИФНС с указанием, что НДФЛ за 3 квартал 2017 или другие периоды не уплачивался.

В обеих ситуациях бухгалтер уведомляет контролеров об отсутствии обязанности исчислять и уплачивать походный налог, страхуя юридическое лицо от штрафов и заморозки счетов.

Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций

Ситуация по фактическому ведению бизнеса и выплатам персоналу может меняться от месяца к месяцу. При разных раскладах от бухгалтера требуются разные действия.

Если фирма простаивает на протяжении всего 2017 года, достаточно сдать «нулевку» или пояснительное письмо за первый квартал. Готовить отчеты за последующие периоды нет необходимости.
Если выплаты персоналу появились во 2, 3 или 4 квартале, отчётность за периоды простоя в начале года не требуется. Форма представляется за квартал, когда начались перечисления заработной платы, и последующие периоды, независимо от того, велся ли бизнес или компания простаивала.
Если выплаты сотрудникам имели место в первом квартале, а после начался простой, надо готовить отчеты за весь год. Неважно, будут ли в них числовые значения или нули.

Чтобы налоговики приняли отчетную форму с нулевыми значениями сразу, необходимо заранее изучить образец заполнения документа и ознакомиться с существующими требованиями.

Как правильно заполнить нулевой 6-НДФЛ?

Нулевая отчетная форма готовится аналогично «стандартной». Она состоит из трех частей: титульника и двух разделов.

Титульный лист заполняется обычным образом. На нем указывается:

наименование организации или ФИО ИП;
ИНН и КПП налогового агента;
код ИФНС, куда сдается отчет;
код квартал и номер года, за который представляются данные;
номер корректировки – показывает, в который раз за квартал фирма сталкивается со сдачей документа: впервые («000») или повторно («001», «002» и т.д.»);
код ОКТМО компании-составителя;
номер телефона для связи;
ФИО и подпись уполномоченного лица организации;
число страниц отчета и приложений к ним;
дата составления документа.

НДФЛ нулевая не предполагает цифровых значений в первом и втором разделе в связи с отсутствием фактических выплат. Содержимое листов будет ограничиваться тремя данными;

ИНН налогового агента;
КПП фирмы;
номер страницы по порядку («00» и «003» соответственно).

В прочих полях проставляются прочерки.

Чтобы не допустить ошибок в заполнении титульника и разделов, имеет смысл заранее изучить образец нулевой 6-НДФЛ, который можно отыскать на сайтах информационно-правовых систем.

Если документ сдается на бумажном носителе, на каждой странице проставляется подпись директора организации или иного уполномоченного лица.

Альтернатива нулевому отчету

Если бухгалтер по каким-либо причинам не желает готовить «нулевку», закон оставляет ему право воспользоваться альтернативой – написать пояснительное письмо в ИФНС. Унифицированный образец отсутствует: документ готовится в свободной форме. Главное – чтобы в нем содержались значимые для налоговиков сведения:

номер фискального органа-получателя;
наименование компании-составителя;
ее ИНН и КПП;
юридический адрес коммерческой структуры;
подпись уполномоченного лица;
дата составления.

В тексте письма необходимо указать, что согласно п.2 ст. 230 НК РФ, составление отчета 6-НДФЛ является обязанностью налоговых агентов, т.е. организаций и частных предпринимателей, в результате отношений с которыми физические лица получают доходы. Компания-составитель не совершала подобных выплат, не перечисляла подоходный налог в бюджет.

В конце целесообразно прописать, что как только выплаты физлицам возобновятся, фирма будет представлять формы 6-НДФЛ в установленные сроки согласно требованиям законодательства.

Специалисты рекомендуют представить готовое письмо налоговикам в сроки, установленные для сдачи ежеквартальной отчетности по НДФЛ. Чтобы на 100% обезопасить себя от проблем с контролирующими структурами, следует писать подобные сообщения ежеквартально, в течение всего периода простоя организации.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Нужно ли налоговым агентам сдавать нулевую 6-НДФЛ, если никакие выплаты работникам не производятся и деятельность не ведется? Как заполнить нулевой расчет? Можно ли нулевку заменить пояснительным письмом? Подробности – в нашей статье.

Вводная информация

В 2016 года организации и ИП начали передавать в ИФНС ежеквартальную отчетность по форме 6-НДФЛ. В ней, в частности, приводятся данные о том, сколько дохода была начислено в пользу физических лиц и в каких объемах был удержан НДФЛ. Но зачастую организации или ИП не производят выплат и физическим лицам или не ведут деятельности. Обязательно ли тогда сдавать в инспекцию нулевую форму 6-НДФЛ? Давайте разбираться.

Когда можно вообще не сдавать 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. Ими являются организации и ИП, выплачивающие доход физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Следовательно, если организация или ИП если в течение календарного года ни начисления, ни выплаты в пользу работников или подрядчиков не производили, то расчет 6-НДФЛ можно вообще не сдавать. Нулевой 6-НДФЛ формировать также не обязательно.

Подтверждение этому можно встретить, например, в Письме ФНС от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97. Из него следует, что если компания или ИП не осуществляет финансовую деятельность и не выплачивает доходы, 6-НДФЛ не сдается. Приведем цитату:

Сказанное в полной мере можно распространить и на индивидуальных предпринимателей. Если он они не начисляют и не выплачивают доходы физлицам, то 6-НДФЛ они не сдают.

Что тогда такое «нулевой 6-НДФЛ»?

Обратим внимание и ещё на одно разъяснительное письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. В нем также говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ не сдается. Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять.

Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтеры прибегают к двум вариантам действий:

Передаютв ИФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчет 6-НДФЛ. См. « ».
Сдают нулевой расчет 6-НДФЛ.

Если подать нулевой 6-НДФЛ, то налоговики и расчет получат и будут знать, что компания или ИП не являются налоговыми агентами. Поясним, как составить нулевую отчетность.

Как выглядит нулевой 6-НДФЛ

Если посчитаете необходимым сдать нулевой расчет 6-НДФЛ, то заполнить его очень просто. Итак, титульный лист заполните в обычном порядке: проставьте реквизиты, подпись, даты и прочее. А в разделах 1 и 2 проставьте прочерки и подпишите. Вот пример:

Если вы выберете вариант с представлением нулевого расчета, то сдавать его потребуется по итогам каждого отчетного периода. Но если же посчитаете целесообразным написать в ИФНС письмо, о котором мы говорили выше, то его можно подать лишь один раз.

На что обратить внимание

Если хотя бы в одном месяце года фирма или ИП являлись налоговыми агентами, то 6-НДФЛ следует сдавать в течение всего года. Дело в том, что форма 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом. Поэтому даже если единственный раз организация или ИП начислили зарплату, допустим, в феврале 2016 года, то НДФЛ потребуется передавать в ИНФС за полугодие 2016 года, 9 месяцев и год. Отделаться пояснительным письмо или расчетом с нулевыми показателями уже не получится. Как минимум, в разделе 1 потребуется весь год по строке 020 показывать единожды начисленный доход.

Нулевую 6-НДФЛ НЕ надо сдавать, если доходы работникам не выплачивались. Такое может быть:

1) Когда работников вообще нет в штате;

2) Работники числятся в штате, но выплаты в отчётном периоде им не производились.

3) Отсутствует деятельность.

Эта позиция выражена в письмах ФНС РФ от 23.03.2016 № БС-4-11/4958 и № БС-4-11/4901. К тому же не раз налоговики в интервью говорили об этом.

Для подстраховки можно подать в налоговую пояснительную записку по поводу того, почему не был сдан расчёт 6-НДФЛ (образец записки в справочной статье по ссылке выше), но это необязательно.

За 1 квартал 2016 года многие юридические лица всё-таки сдавали нулевую 6-НДФЛ и исходили из такого мотива: в организациях, даже если они не ведут деятельность, как правило, числится директор, а, значит, на всякий случай лучше перестраховаться. Исходя из вышесказанного – такой шаг также необязателен.

Повторяем: если не было выплат персоналу - сдавать нулевую форму не нужно, однако инспекторы ФНС сказали, что всё равно принимают нулёвки, если их будут отправлять. Поэтому, если кому вдруг понадобится, приводим образец заполнения нулевой 6-НДФЛ.